Documents

Documents conserve les fichiers que votre organisation ne doit ni perdre ni laisser expirer : contrats, licences, assurances, certificats, copies de pièces d'identité, garanties et vos propres procédures. Chaque fichier est stocké une seule fois, lié à chaque client, fournisseur, employé, projet ou immobilisation qu'il concerne, et porte son propriétaire, ses versions et les dates à ne pas dépasser.

Les propriétaires et les responsables le configurent ; toute personne qui en a le droit téléverse, renouvelle et partage des documents, et les approbateurs publient les procédures et les pages de connaissances. L'application fonctionne avec CRM, RH, Projets, Immobilisations et Contrats, et les rappels arrivent dans Aujourd'hui. Documents est inclus dans Kluvan One et ouvert pendant l'essai ; il n'est pas vendu seul aujourd'hui.

Commencez par Activer et configurer Documents.

• Activer et configurer DocumentsActivez Documents, réglez les délais de rappel, les types révisés avant publication, les liens de partage, la conservation, et voyez votre stockage.
• Téléverser et organiser des documentsTéléversez un fichier avec son type, ses dates et ses étiquettes, classez-le dans des dossiers et retrouvez tout document par son titre, ses étiquettes ou son texte.
• Lier un document à un client, un fournisseur ou un employéLiez un document à chaque enregistrement qu'il concerne, ajoutez-en un depuis la page d'un enregistrement et voyez ses documents, les expirés en premier.
• Suivre les dates d'expiration et renouveler un documentFixez des dates d'expiration et de révision avec un délai, recevez des rappels dans Aujourd'hui et renouvelez un document avec une nouvelle version.
• Rédiger une procédure et la faire approuverRédigez une procédure, une politique ou une FAQ en page de connaissances, envoyez-la en révision, approuvez et publiez une version, retrouvez-la ensuite.
• Partager un document par un lien sécuriséEnvoyez un document hors de votre organisation avec un lien qui expire, un mot de passe facultatif, un mode consultation seule et un journal des ouvertures.
• Choisir qui peut voir un documentGardez un document normal, restreint ou personnel, faites-le suivre ses enregistrements liés ou indiquez les personnes et rôles qui peuvent l'ouvrir.
• Archiver, conserver ou supprimer un documentArchivez un document inutilisé, placez-en un sous conservation légale, fixez sa date de conservation et supprimez un document définitivement.