Archiver, conserver ou supprimer un document

Les documents dont vous n'avez plus besoin au quotidien peuvent être archivés. Les documents que vous devez conserver, pour un litige ou pour la loi, peuvent être placés sous conservation légale ou conservés jusqu'à une date, et Kluvan refuse de les supprimer avant.

Avant de commencer

• Pour archiver et restaurer : le droit Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens.
• Pour placer une conservation légale, fixer une date de conservation ou supprimer : le droit Paramètres des documents, conservations légales, durée de conservation et suppression.

Étapes

Archiver ou restaurer

1. Ouvrez le document et allez dans Archivage, conservation et suppression.
2. Sélectionnez Archiver. La page indique Archivé. Le document quitte les autres vues et apparaît sous Archivés ; ses rappels s'arrêtent et il ne peut plus être partagé ni modifié.
3. Pour le récupérer, ouvrez-le depuis Archivés et sélectionnez Restaurer.

Placer une conservation légale

1. Dans Archivage, conservation et suppression, saisissez le Motif, par exemple le numéro de l'affaire.
2. Sélectionnez Placer sous conservation légale. Un badge rouge Conservation légale s'affiche à côté du titre.
3. Une fois l'affaire close, sélectionnez Lever la conservation légale.

Conserver jusqu'à une date

1. Dans Conserver jusqu'au, choisissez la date jusqu'à laquelle le document doit être conservé.
2. Sélectionnez Enregistrer. Vous pourrez repousser la date plus tard, jamais l'avancer.

Supprimer définitivement

1. Dans Archivage, conservation et suppression, saisissez le Motif à côté de Supprimer définitivement.
2. Sélectionnez Supprimer définitivement. La page indique Le document est supprimé. Ses versions et ses fichiers sont effacés et ne peuvent pas être récupérés.

Bon à savoir

• La suppression est refusée tant que le document est sous conservation légale (voir file_on_hold) ou jusqu'à sa date de conservation incluse (voir file_retained).
• Dates de conservation par défaut. Dans Paramètres → Documents, Conserver pendant (années) donne à chaque nouveau fichier d'un type sa date de conservation au téléversement, par exemple sept ans pour les contrats.
• La trace de ce qui s'est passé reste. Le journal du fichier (téléversements, ouvertures et suppression) est conservé après la suppression du document, et l'Historique d'un document liste les conservations légales et les changements de durée de conservation.
• Archivez d'abord. L'archivage retire un document des listes quotidiennes sans rien perdre ; préférez-le en cas de doute.
• Quitter Kluvan. Quand les données d'une organisation sont effacées, ses documents et ses fichiers le sont aussi. Voir Vos données.