دستاویز آرکائیو کریں، ہولڈ پر رکھیں یا حذف کریں

جن دستاویزات کی اب روز ضرورت نہیں، انہیں آرکائیو کیا جا سکتا ہے۔ جو دستاویزات آپ کو کسی تنازعے یا قانون کی وجہ سے رکھنی ہیں، انہیں ہولڈ پر رکھا جا سکتا ہے یا کسی تاریخ تک رکھا جا سکتا ہے، اور Kluvan اس سے پہلے انہیں حذف کرنے سے انکار کرتا ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آرکائیو اور بحال کرنے کے لیے: اختیار دستاویزات اپ لوڈ، ورژن اور لنک شامل کریں۔
• ہولڈ لگانے، رکھنے کی تاریخ طے کرنے یا حذف کرنے کے لیے: اختیار دستاویزات کی ترتیبات، ہولڈ، برقراری اور حذف۔

مراحل

آرکائیو یا بحال کریں

1. دستاویز کھولیں اور آرکائیو، ہولڈ اور حذف پر جائیں۔
2. آرکائیو کریں منتخب کریں۔ صفحہ آرکائیو کر دیا گیا۔ دکھاتا ہے۔ دستاویز باقی ویوز سے نکل کر آرکائیو میں آ جاتی ہے؛ اس کی یاد دہانیاں رک جاتی ہیں اور اسے شیئر یا تبدیل نہیں کیا جا سکتا۔
3. واپس لانے کے لیے اسے آرکائیو سے کھولیں اور بحال کریں منتخب کریں۔

قانونی ہولڈ لگائیں

1. آرکائیو، ہولڈ اور حذف میں وجہ لکھیں، جیسے مقدمے کا نمبر۔
2. قانونی ہولڈ لگائیں منتخب کریں۔ عنوان کے ساتھ سرخ قانونی ہولڈ کا بیج آ جاتا ہے۔
3. معاملہ ختم ہونے پر قانونی ہولڈ ہٹائیں منتخب کریں۔

کسی تاریخ تک رکھیں

1. تک رکھیں میں وہ تاریخ چنیں جب تک دستاویز رکھنی ہے۔
2. محفوظ کریں منتخب کریں۔ آپ یہ تاریخ بعد میں آگے بڑھا سکتے ہیں، کبھی پیچھے نہیں۔

مستقل حذف کریں

1. آرکائیو، ہولڈ اور حذف میں مستقل حذف کریں کے ساتھ وجہ لکھیں۔
2. مستقل حذف کریں منتخب کریں۔ صفحہ دستاویز حذف ہو گئی۔ دکھاتا ہے۔ اس کے ورژن اور فائلیں ہٹ جاتی ہیں اور واپس نہیں آ سکتیں۔

جاننے کی باتیں

• حذف رد ہو جاتا ہے جب تک دستاویز قانونی ہولڈ پر ہو (دیکھیں file_on_hold) یا رکھنے کی تاریخ پر یا اس سے پہلے (دیکھیں file_retained)۔
• رکھنے کی عام تاریخیں۔ ترتیبات ← دستاویزات میں کتنے سال رکھیں کسی قسم کی ہر نئی فائل کو اپ لوڈ کے وقت اس کی رکھنے کی تاریخ دیتا ہے، جیسے معاہدوں کے لیے سات سال۔
• جو ہوا اس کا ریکارڈ رہتا ہے۔ دستاویز حذف ہونے کے بعد بھی فائل کے اپ لوڈ، کھلنے اور حذف کا ریکارڈ رہتا ہے، اور دستاویز کا تاریخچہ ہولڈ اور برقراری کی تبدیلیاں دکھاتا ہے۔
• پہلے آرکائیو۔ آرکائیو کرنا دستاویز کو روز کی فہرستوں سے چھپاتا ہے، کچھ کھوئے بغیر؛ جب یقین نہ ہو تو یہی بہتر ہے۔
• Kluvan چھوڑتے وقت۔ جب ادارے کا ڈیٹا مٹایا جاتا ہے تو اس کی دستاویزات اور فائلیں بھی ساتھ مٹ جاتی ہیں۔ دیکھیں آپ کا ڈیٹا: کاپیاں، پرائیویسی اور ڈیلیٹ کرنا۔