Arquive, bloqueie ou exclua um documento

Documentos que você não precisa usar todos os dias podem ser arquivados. Documentos que precisa manter por uma disputa ou por exigência legal podem ser bloqueados ou retidos até uma data, e o Kluvan recusa a exclusão antes disso.

Antes de começar

• Para arquivar e restaurar: a permissão Enviar documentos, adicionar versões e links.
• Para aplicar um bloqueio, definir uma data de retenção ou excluir: a permissão Configurações de documentos, bloqueios, retenção e exclusão.

Etapas

Arquive ou restaure

1. Abra o documento e vá para Arquivamento, bloqueio e exclusão.
2. Selecione Arquivar. A página informa Arquivado. O documento sai das outras visualizações e fica em Arquivados; os lembretes param e ele não pode ser compartilhado nem alterado.
3. Para recuperá-lo, abra-o em Arquivados e selecione Restaurar.

Aplique um bloqueio legal

1. Em Arquivamento, bloqueio e exclusão, digite o Motivo, por exemplo o número do processo.
2. Selecione Aplicar bloqueio legal. Um indicador vermelho Bloqueio legal aparece ao lado do título.
3. Quando a questão for encerrada, selecione Remover bloqueio legal.

Mantenha até uma data

1. Em Manter até, escolha a data até a qual o documento deve ser mantido.
2. Selecione Salvar. Você pode adiar a data, nunca antecipá-la.

Exclua definitivamente

1. Em Arquivamento, bloqueio e exclusão, digite o Motivo ao lado de Excluir definitivamente.
2. Selecione Excluir definitivamente. A página informa O documento foi excluído. Suas versões e arquivos são removidos e não podem ser recuperados.

Bom saber

• A exclusão é recusada enquanto o documento estiver sob bloqueio legal (consulte file_on_hold) ou na data de retenção ou antes dela (consulte file_retained).
• Datas padrão de retenção. Em Configurações → Documentos, Manter por anos define a data de retenção de cada novo arquivo de um tipo no envio, por exemplo sete anos para contratos.
• O registro do que aconteceu permanece. O histórico de envios, aberturas e exclusão do arquivo é mantido após a exclusão do documento, e o Histórico de um documento lista bloqueios e alterações de retenção.
• Arquive primeiro. Arquivar oculta um documento das listas diárias sem perder nada; prefira essa opção quando não tiver certeza.
• Sair do Kluvan. Quando os dados de uma organização são apagados, seus documentos e arquivos também são apagados. Consulte seus dados.