Envie e organize documentos

Envie cada contrato, licença ou certificado uma vez, com as datas importantes. Pastas, etiquetas e visualizações salvas mantêm a biblioteca fácil de consultar, e a busca encontra documentos pelas palavras do conteúdo.

Antes de começar

• Documentos deve estar ativado (consulte ative e configure Documentos).
• Você precisa da permissão Enviar documentos, adicionar versões e links.

Etapas

Envie um documento

1. Abra Documentos. O formulário Enviar documento fica abaixo da lista. Você também pode escolher Novo → Documento.
2. Em Arquivo, escolha o arquivo.
3. Digite um Título. Se ficar vazio, o nome do arquivo será usado.
4. Escolha o Tipo: Contrato, Licença, Seguro, Certificado, Identidade / visto, Garantia, Procedimento, Política, Perguntas frequentes ou Outro.
5. Escolha uma Pasta e a Confidencialidade (consulte escolha quem pode ver um documento).
6. Preencha as datas conhecidas: Emitido em, Vence em, Revisar até e Lembrar dias antes, se o documento precisar de uma antecedência diferente.
7. Para vinculá-lo a um registro agora, escolha o tipo em Vinculado a e digite o Número do registro.
8. Digite Etiquetas, separadas por vírgulas, por exemplo renovação, dubai.
9. Selecione Enviar. A página informa O documento foi armazenado.

Crie pastas

1. Em Nova pasta, digite o nome da pasta.
2. Para colocá-la dentro de outra, escolha essa pasta em Dentro de.
3. Selecione Criar pasta. As pastas podem ter até seis níveis de profundidade.

Encontre um documento

1. Escolha uma visualização salva no topo: Todos, A vencer, Para revisar, Meus, Conhecimento, Rascunhos ou Arquivados. Cada uma mostra quantos documentos contém.
2. Digite palavras em Buscar títulos, etiquetas e texto. O início da palavra basta: contr encontra "contrato".
3. Filtre a lista com Todas as pastas (ou Sem pasta), Todos os tipos e Todas as etiquetas e selecione Buscar.
4. Abra um documento pelo título. A página mostra uma Prévia, Versões, Registros vinculados, Detalhes, Links de compartilhamento e Histórico.

Bom saber

• Armazenado uma vez, criptografado. Cada arquivo é criptografado e verificado sempre que é aberto. Todo download é registrado.
• Quais arquivos são publicados imediatamente. Um arquivo é publicado ao ser enviado, a menos que seu tipo esteja marcado como Revisado antes da publicação em Configurações → Documentos: nesse caso, aguarda como rascunho até alguém aprová-lo (consulte escreva um procedimento e obtenha aprovação).
• A busca lê o texto interno de PDFs, documentos de escritório, arquivos de texto e páginas, também em árabe. Um PDF digitalizado não tem texto, então a busca só o encontra pelo título, etiquetas e nome do arquivo; a prévia informa isso.
• A prévia de uma imagem é a própria imagem; a de um PDF ou documento de escritório é seu texto. As páginas do PDF não são desenhadas.
• Documentos de escritório podem ser armazenados com versões, mas nenhum editor online está conectado: Abrir no seu editor explica como baixar o arquivo, editá-lo no seu programa e enviá-lo como nova versão.
• Você só vê documentos que pode abrir; as contagens seguem a mesma regra.
• Erros que podem ocorrer: file_type, file_too_large, doc_folder.