Téléverser et organiser des documents

Téléversez chaque contrat, licence ou certificat une seule fois, avec les dates qui comptent. Les dossiers, les étiquettes et les vues enregistrées gardent ensuite la bibliothèque lisible, et la recherche trouve un document grâce aux mots qu'il contient.

Avant de commencer

• Documents doit être activé (voir Activer et configurer Documents).
• Vous avez besoin du droit Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens.

Étapes

Téléverser un document

1. Ouvrez Documents. Le formulaire Téléverser un document se trouve sous la liste. Vous pouvez aussi choisir Nouveau → Document.
2. Dans Fichier, choisissez le fichier.
3. Saisissez un Titre. S'il est vide, le nom du fichier est utilisé.
4. Choisissez le Type : Contrat, Licence, Assurance, Certificat, Pièce d'identité / visa, Garantie, Procédure, Politique, FAQ ou Autre.
5. Choisissez un Dossier et la Confidentialité (voir Choisir qui peut voir un document).
6. Remplissez les dates que vous connaissez : Délivré le, Expire le, À réviser avant le, et Rappel (jours avant) si ce document demande un délai différent.
7. Pour le lier dès maintenant à un enregistrement, choisissez le genre dans Lié à et saisissez le Numéro d'enregistrement.
8. Saisissez des Étiquettes, séparées par des virgules, par exemple renewal, dubai.
9. Sélectionnez Téléverser. La page indique Le document est enregistré.

Créer des dossiers

1. Sous Nouveau dossier, saisissez le nom du dossier.
2. Pour le placer dans un autre dossier, choisissez ce dossier dans Dans.
3. Sélectionnez Créer le dossier. Les dossiers peuvent descendre jusqu'à six niveaux.

Retrouver un document

1. Choisissez une vue enregistrée en haut : Tous, Bientôt expirés, À réviser, Les miens, Base de connaissances, Brouillons ou Archivés. Chacune indique combien de documents elle contient.
2. Saisissez des mots dans Rechercher dans les titres, étiquettes et textes. Le début d'un mot suffit : contr trouve "contrat".
3. Affinez la liste avec Tous les dossiers (ou Hors dossier), Tous les types et Toutes les étiquettes, puis sélectionnez Rechercher.
4. Ouvrez un document par son titre. La page affiche un Aperçu, les Versions, les Enregistrements liés, les Détails, les Liens de partage et l'Historique.

Bon à savoir

• Stocké une fois, chiffré. Chaque fichier est chiffré et vérifié à chaque ouverture. Chaque téléchargement est enregistré.
• Quels fichiers sont publiés immédiatement. Un fichier est publié dès son téléversement, sauf si son type est coché Révisé avant publication dans Paramètres → Documents : il attend alors en brouillon jusqu'à ce que quelqu'un l'approuve (voir Rédiger une procédure et la faire approuver).
• La recherche lit le texte contenu dans les PDF, les documents bureautiques, les fichiers texte et les pages, y compris en arabe. Un PDF numérisé ne contient pas de texte : la recherche ne le trouve que par son titre, ses étiquettes et son nom de fichier ; son aperçu le signale.
• L'aperçu d'une image est l'image ; celui d'un PDF ou d'un document bureautique, son texte. Les pages d'un PDF ne sont pas dessinées.
• Les documents bureautiques peuvent être stockés et versionnés, mais aucun éditeur en ligne n'est connecté : Ouvrir dans votre éditeur explique comment télécharger le fichier, le modifier dans votre propre logiciel et le téléverser comme nouvelle version.
• Vous ne voyez que les documents que vous pouvez ouvrir ; les compteurs suivent la même règle.
• Erreurs possibles : file_type, file_too_large, doc_folder.