Subir y organizar documentos

Suba cada contrato, licencia o certificado una sola vez con sus fechas importantes. Carpetas, etiquetas y vistas organizan la biblioteca, y la búsqueda encuentra las palabras de su contenido.

Antes de empezar

• Documentos debe estar activo; consulte Activar y configurar Documentos.
• Necesita Subir documentos, agregar versiones y enlaces.

Pasos

Subir un documento

1. Abra Documentos. Subir un documento está debajo de la lista. También puede elegir Nuevo → Documento.
2. Elija el Archivo.
3. Introduzca un Título; vacío utiliza el nombre del archivo.
4. Elija Tipo: Contrato, Licencia, Seguro, Certificado, Identificación / visado, Garantía, Procedimiento, Política, Preguntas frecuentes u Otro.
5. Elija Carpeta y Confidencialidad; consulte Elegir quién puede ver un documento.
6. Rellene las fechas conocidas: Emitido el, Caduca el, Revisar antes del y Recordar con días de antelación si necesita otra anticipación.
7. Para vincularlo ahora, elija el tipo en Vinculado a e introduzca Número de registro.
8. Introduzca Etiquetas separadas por comas, como renovación, dubái.
9. Seleccione Subir. Aparece El documento se guardó.

Crear carpetas

1. En Nueva carpeta, escriba el nombre.
2. Para anidarla, elija otra carpeta en Dentro de.
3. Seleccione Crear carpeta. Se permiten hasta seis niveles.

Buscar un documento

1. Elija Todos, Por caducar, Por revisar, Míos, Conocimiento, Borradores o Archivados. Cada vista muestra su cantidad.
2. Escriba en Buscar en títulos, etiquetas y texto. Basta el inicio: contr encuentra «contrato».
3. Filtre con Todas las carpetas o Sin carpeta, Todos los tipos y Todas las etiquetas, y seleccione Buscar.
4. Abra el título. La página muestra Vista previa, Versiones, Registros vinculados, Detalles, Enlaces compartidos e Historial.

Conviene saber

• Guardado una vez y cifrado. Se cifra cada archivo y se verifica al abrirlo. Se registra cada descarga.
• Publicación inmediata. Se publica al subir, salvo que su tipo tenga Revisado antes de publicar en Configuración → Documentos; entonces espera en borrador. Consulte Redactar un procedimiento y obtener aprobación.
• La búsqueda lee contenido de PDF, documentos de oficina, textos y páginas, también en árabe. Un PDF escaneado no tiene texto: solo se encuentra por título, etiquetas o nombre, y su vista previa lo indica.
• La vista previa muestra la imagen o el texto de PDF y documentos de oficina. No dibuja las páginas PDF.
• Los documentos de oficina se guardan con versiones, pero no hay editor en línea conectado. Abrir en su editor explica cómo descargar, editar en su programa y subir otra versión.
• Solo ve documentos autorizados; los recuentos siguen la misma regla.
• Errores posibles: file_type, file_too_large, doc_folder.