Vincular un documento a clientes, proveedores o empleados

Un documento se guarda una vez y puede vincularse a varios registros: un alquiler al activo de la sucursal y al proveedor arrendador, o un contrato de mantenimiento al cliente y al proyecto. Aparece en todos sin conservar copias adicionales.

Antes de empezar

• Necesita Subir documentos, agregar versiones y enlaces y autorización para abrir el registro vinculado.

Pasos

Añadir desde un registro

1. Abra un proyecto, activo fijo o ficha CRM. La tarjeta Documentos enumera los vinculados.
2. Seleccione Agregar un documento. Se abre Documentos con Vinculado a y Número de registro rellenados.
3. Elija el archivo, complete los demás campos y seleccione Subir.

Vincular uno existente

1. Abra el archivo desde Documentos.
2. En Registros vinculados, elija Cliente, Proveedor, Empleado, Activo, Proyecto, Acuerdo, Artículo o Entidad jurídica.
3. Introduzca Número de registro y Etiqueta (opcional), como el nombre del cliente para facilitar la lectura.
4. Seleccione Vincular. Aparece Vinculado.
5. Para quitarlo, seleccione Desvincular junto al vínculo. Aparece Desvinculado. El documento en sí se conserva.

Consultar documentos de un registro

• En clientes, proveedores o empleados, Vinculado entre aplicaciones incluye Documentos con cantidad y archivos vencidos o próximos a vencer.
• En proyectos, activos fijos o clientes CRM, Documentos los enumera, primero los vencidos y próximos a vencer.

Conviene saber

• Vincular nunca amplía la visibilidad. Si el documento sigue los registros vinculados, solo lo ven quienes puedan abrir todos. Un usuario CRM que ve al cliente no ve el documento si también está vinculado a un empleado. Consulte Elegir quién puede ver un documento.
• No puede vincular a un registro que no pueda abrir; se rechaza con doc_hidden.
• Un documento admite hasta 50 vínculos.
• Los documentos propios de RR. HH., como identificación, visado o contrato con su tablero de vencimientos, permanecen allí. Consulte Documentos y vencimientos de RR. HH..
• Los acuerdos firmados de Contratos se conservan en el acuerdo, no en esta biblioteca. Consulte Crear y gestionar un acuerdo.