Vincule um documento a um cliente, fornecedor ou funcionário

Um documento é armazenado uma vez e pode ser vinculado a vários registros: um contrato de locação ao ativo da filial e ao fornecedor locador, um contrato de manutenção ao cliente e ao projeto. Ele aparece em cada um desses registros, sem que ninguém mantenha uma segunda cópia.

Antes de começar

• Você precisa da permissão Enviar documentos, adicionar versões e links e deve ter permissão para abrir o registro ao qual fará o vínculo.

Etapas

Adicione um documento a partir de um registro

1. Abra um projeto, um ativo imobilizado ou o cadastro de um cliente no CRM. O cartão Documentos lista os documentos vinculados.
2. Selecione Adicionar documento. A página Documentos abre com Vinculado a e Número do registro já preenchidos.
3. Escolha o arquivo, preencha o restante do formulário e selecione Enviar.

Vincule um documento existente

1. Abra o documento em Documentos.
2. Em Registros vinculados, escolha o tipo de registro: Cliente, Fornecedor, Funcionário, Ativo, Projeto, Acordo, Item ou Entidade jurídica.
3. Digite o Número do registro e um Rótulo (opcional), como o nome do cliente, para facilitar a leitura da linha.
4. Selecione Vincular. A página informa Vinculado.
5. Para remover um vínculo, selecione Desvincular ao lado dele. A página informa Desvinculado. O documento em si é mantido.

Veja os documentos de um registro

• No cadastro de cliente, fornecedor ou funcionário, a seção Vinculado entre aplicativos tem um grupo Documentos com a quantidade de documentos e aqueles vencidos ou próximos do vencimento.
• Em um projeto, ativo imobilizado ou cliente do CRM, o cartão Documentos os lista, com os vencidos e próximos do vencimento primeiro.

Bom saber

• Um vínculo nunca amplia quem pode ver um documento. Um documento que segue seus registros vinculados só pode ser visto por pessoas com permissão para abrir todos os registros vinculados. Por exemplo, um usuário do CRM que vê o cliente não vê um documento que também esteja vinculado a um funcionário. Consulte escolha quem pode ver um documento.
• Você não pode vincular a um registro que não pode abrir; o Kluvan recusa com doc_hidden.
• Um documento pode ter até 50 vínculos.
• Os documentos próprios do RH (identidade, visto ou contrato de um funcionário mantidos no RH com seu painel de vencimentos) permanecem no RH; consulte documentos e vencimentos do RH.
• Acordos assinados de Contratos são mantidos no próprio acordo e não aparecem na biblioteca de Documentos. Consulte crie e gerencie um acordo.