دستاویز کو گاہک، سپلائر یا ملازم سے منسلک کریں

دستاویز ایک بار محفوظ ہوتی ہے اور کئی ریکارڈز سے منسلک ہو سکتی ہے: کرایہ نامہ برانچ کے اثاثے اور مالکِ جائیداد سپلائر سے، مینٹیننس کا معاہدہ گاہک اور پروجیکٹ سے۔ پھر وہ ان سب ریکارڈز پر نظر آتی ہے، اور کسی کو دوسری کاپی رکھنی نہیں پڑتی۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کو اختیار دستاویزات اپ لوڈ، ورژن اور لنک شامل کریں چاہیے، اور جس ریکارڈ سے منسلک کر رہے ہیں اسے کھولنے کی اجازت بھی۔

مراحل

ریکارڈ سے دستاویز شامل کریں

1. کوئی پروجیکٹ، مستقل اثاثہ یا CRM میں گاہک کا ریکارڈ کھولیں۔ دستاویزات کارڈ اس سے منسلک دستاویزات دکھاتا ہے۔
2. دستاویز شامل کریں منتخب کریں۔ دستاویزات کا صفحہ کھلتا ہے اور کس سے منسلک اور ریکارڈ نمبر پہلے سے بھرے ہوتے ہیں۔
3. فائل چنیں، باقی فارم بھریں اور اپ لوڈ کریں منتخب کریں۔

موجودہ دستاویز منسلک کریں

1. دستاویز دستاویزات سے کھولیں۔
2. منسلک ریکارڈز میں ریکارڈ کی قسم چنیں: گاہک، سپلائر، ملازم، اثاثہ، پراجیکٹ، معاہدہ، آئٹم یا قانونی ادارہ۔
3. ریکارڈ نمبر لکھیں، اور سطر پڑھنے میں آسان بنانے کے لیے لیبل (اختیاری) جیسے گاہک کا نام۔
4. منسلک کریں منتخب کریں۔ صفحہ منسلک کر دیا گیا۔ دکھاتا ہے۔
5. لنک ہٹانے کے لیے اس کے ساتھ لنک ہٹائیں منتخب کریں۔ صفحہ لنک ہٹا دیا گیا۔ دستاویز محفوظ ہے۔ دکھاتا ہے۔

ریکارڈ کی دستاویزات دیکھیں

• گاہک، سپلائر یا ملازم کے ریکارڈ پر تمام ایپس میں منسلک والے حصے میں دستاویزات کا گروپ ہوتا ہے، جس میں دستاویزات کی تعداد اور ختم شدہ یا جلد ختم ہونے والی دستاویزات ہوتی ہیں۔
• پروجیکٹ، مستقل اثاثے یا CRM کے گاہک پر دستاویزات کارڈ انہیں دکھاتا ہے، ختم شدہ اور جلد ختم ہونے والی پہلے۔

جاننے کی باتیں

• لنک کبھی دیکھنے والوں کا دائرہ نہیں بڑھاتا۔ جو دستاویز اپنے منسلک ریکارڈز کے پیچھے چلتی ہے اسے صرف وہی دیکھ سکتا ہے جو اس سے منسلک ہر ریکارڈ کھول سکے۔ مثلاً CRM کا یوزر جو گاہک دیکھتا ہے، وہ ایسی دستاویز نہیں دیکھتا جو کسی ملازم سے بھی منسلک ہو۔ دیکھیں طے کریں کہ دستاویز کون دیکھ سکتا ہے۔
• جو ریکارڈ آپ نہیں کھول سکتے اس سے منسلک نہیں کر سکتے؛ Kluvan اسے doc_hidden کے ساتھ رد کرتا ہے۔
• ایک دستاویز کے 50 تک لنک ہو سکتے ہیں۔
• ایچ آر کی اپنی دستاویزات (ملازم کی شناخت، ویزا یا معاہدہ جو ایچ آر میں میعاد کے بورڈ کے ساتھ رکھا ہو) ایچ آر میں ہی رہتی ہیں؛ دیکھیں دستاویزات رکھیں اور ان کی میعاد پر نظر رکھیں۔
• معاہدوں کے دستخط شدہ معاہدے خود معاہدے پر رکھے جاتے ہیں اور دستاویزات کی لائبریری میں نظر نہیں آتے۔ دیکھیں معاہدہ بنائیں اور سنبھالیں۔