Lier un document à un client, un fournisseur ou un employé

Un document est stocké une seule fois et peut être lié à plusieurs enregistrements : un bail à l'immobilisation de la succursale et au fournisseur bailleur, un contrat de maintenance au client et au projet. Il s'affiche alors sur chacun de ces enregistrements, et personne ne garde de deuxième copie.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du droit Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens, et vous devez pouvoir ouvrir l'enregistrement auquel vous liez le document.

Étapes

Ajouter un document depuis un enregistrement

1. Ouvrez un projet, une immobilisation ou la fiche d'un client dans CRM. La carte Documents liste les documents qui y sont liés.
2. Sélectionnez Ajouter un document. La page Documents s'ouvre avec Lié à et Numéro d'enregistrement déjà remplis.
3. Choisissez le fichier, remplissez le reste du formulaire et sélectionnez Téléverser.

Lier un document existant

1. Ouvrez le document depuis Documents.
2. Dans Enregistrements liés, choisissez le genre d'enregistrement : Client, Fournisseur, Employé, Immobilisation, Projet, Contrat, Article ou Entité juridique.
3. Saisissez le Numéro d'enregistrement, et un Libellé (facultatif) comme le nom du client pour rendre la ligne facile à lire.
4. Sélectionnez Lier. La page indique Lié.
5. Pour retirer un lien, sélectionnez Dissocier à côté. La page indique Dissocié. Le document lui-même est conservé.

Voir les documents d'un enregistrement

• Sur la fiche d'un client, d'un fournisseur ou d'un employé, la section Liés dans les applications contient un groupe Documents avec le nombre de documents et ceux qui ont expiré ou expirent bientôt.
• Sur un projet, une immobilisation ou un client CRM, la carte Documents les liste, les expirés et bientôt expirés en premier.

Bon à savoir

• Un lien n'élargit jamais qui peut voir un document. Un document qui suit ses enregistrements liés n'est visible que par les personnes qui peuvent ouvrir chaque enregistrement auquel il est lié. Par exemple, un utilisateur CRM qui voit le client ne voit pas un document également lié à un employé. Voir Choisir qui peut voir un document.
• Vous ne pouvez pas lier un enregistrement que vous ne pouvez pas ouvrir ; Kluvan refuse avec doc_hidden.
• Un document peut avoir jusqu'à 50 liens.
• Les documents propres aux RH (la pièce d'identité, le visa ou le contrat d'un employé conservés dans RH avec leur tableau d'expiration) restent dans RH ; voir Documents RH et expiration.
• Les contrats signés de Contrats sont conservés sur le contrat lui-même et n'apparaissent pas dans la bibliothèque Documents. Voir Créer et gérer un contrat.