Partager un document par un lien sécurisé

Quand un auditeur, une banque ou un client a besoin d'une copie d'un certificat ou d'une licence, envoyez un lien sécurisé plutôt qu'une pièce jointe. Le lien cesse de fonctionner le jour que vous choisissez, peut demander un mot de passe et enregistre chaque ouverture.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du droit Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens.
• Autoriser les liens de partage sécurisés doit être coché dans Paramètres → Documents.
• Le document doit avoir une version publiée et ne pas être archivé.

Étapes

Créer un lien

1. Ouvrez le document et allez dans Liens de partage.
2. Dans Valable pendant (jours), saisissez une valeur de 1 à 90. La valeur par défaut est 7.
3. Pour le protéger, saisissez un Mot de passe (facultatif, 6 caractères ou plus). Transmettez le mot de passe à la personne par un autre moyen, par exemple par téléphone.
4. Cochez Consultation seule si la personne peut lire le document mais pas le télécharger.
5. Sélectionnez Créer un lien.
6. Copiez le lien dans l'encadré vert Le lien (affiché une seule fois — copiez-le maintenant) : et envoyez-le. Kluvan ne garde qu'une empreinte du lien et ne peut donc pas l'afficher à nouveau.

Suivre et arrêter un lien

1. Chaque lien est listé avec sa date de création, la date jusqu'à laquelle il fonctionne et son nombre de consultations et de téléchargements.
2. Ouvrez Qui l'a ouvert pour voir chaque visite : ouvert, consulté, téléchargé, mauvais mot de passe ou refusé.
3. Sélectionnez Révoquer pour arrêter un lien immédiatement. Il affiche Révoqué ; un lien dont la date est passée affiche Expiré.

Ce que voit l'autre personne

Le lien ouvre une page avec le titre du document, le nom de votre organisation et Disponible jusqu'au avec la date. S'il y a un mot de passe, la personne le saisit et sélectionne Ouvrir. Elle voit l'aperçu et, sauf si le lien est en consultation seule, Télécharger avec le nom du fichier.

Bon à savoir

• Le lien montre la version publiée au moment où vous l'avez créé, même si vous renouvelez le document ensuite. Créez un nouveau lien pour partager la nouvelle version.
• Certains documents ne sont jamais partagés : les documents personnels, et les documents restreints sauf si vous avez le droit Paramètres des documents, conservations légales, durée de conservation et suppression. La carte Liens de partage explique pourquoi quand elle ne peut pas créer de lien (voir doc_share_refused).
• Mauvais mots de passe. Après 10 mauvais mots de passe en une heure, le lien se bloque pendant une heure. Après le bon mot de passe, la personne peut utiliser le lien pendant 30 minutes avant de devoir le saisir à nouveau.
• Confidentiel par conception. Les moteurs de recherche ne référencent pas la page, et les tentatives trop nombreuses depuis une même adresse sont refusées. Un lien expiré ou révoqué indique Ce lien ne fonctionne plus (voir doc_share_gone).
• Un document peut avoir jusqu'à 50 liens.