Choisir qui peut voir un document

Tous les documents ne sont pas destinés à tout le monde. Chaque document a un niveau de confidentialité et une règle d'accès, et un seul ensemble de règles décide qui le voit partout : dans la bibliothèque, dans la recherche, sur la page d'un enregistrement, dans Aujourd'hui et dans les liens de partage.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du droit Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens, ou d'être le propriétaire du document.
• Marquer un document comme Personnel demande le droit de consultation des RH.

Étapes

1. Ouvrez le document et allez dans Détails.
2. Choisissez la Confidentialité :
   • Normale : la règle d'accès ci-dessous décide.
   • Restreinte : uniquement le propriétaire du document, les personnes et rôles que vous indiquez, et les administrateurs des documents.
   • Personnel : pour une pièce d'identité, un visa ou un document médical ; uniquement les personnes ayant le droit de consultation des RH et l'employé concerné.
3. Choisissez Qui peut le voir :
   • Comme ses enregistrements liés : les personnes ayant Voir les documents qui peuvent aussi ouvrir chaque enregistrement auquel il est lié.
   • Uniquement les personnes et rôles indiqués : les personnes et rôles des deux champs suivants.
4. Dans Personnes (numéros d'utilisateur, séparés par des virgules), saisissez les numéros d'utilisateur des personnes qui peuvent le voir.
5. Sous Rôles, cochez Responsables ou Toute l'équipe si un rôle entier peut le voir.
6. Sélectionnez Enregistrer. Un badge Restreinte ou Personnel s'affiche alors à côté du titre dans la bibliothèque.

Bon à savoir

• Le propriétaire de l'organisation voit tous les documents, et le propriétaire d'un document voit toujours les siens.
• Un lien n'élargit jamais l'accès. Avec Comme ses enregistrements liés, une personne qui peut ouvrir le client mais pas l'employé auquel le document est aussi lié ne voit pas le document.
• Personnel veut dire personnel. Aucun autre droit, lien ou rôle n'ouvre un document personnel ; il n'est jamais partagé par lien et ne devient jamais une connaissance publique (voir doc_hidden).
• Les documents masqués restent masqués. Kluvan ne confirme pas l'existence d'un document à quelqu'un qui ne peut pas le voir ; il est absent de ses listes, de ses compteurs et de sa recherche.
• Agir est un droit distinct. Voir un document permet de l'ouvrir et de le télécharger. Modifier, renouveler, lier et partager demandent Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens ; approuver demande Approuver et publier les procédures et la base de connaissances.
• Chaque ouverture est enregistrée : les téléchargements, les aperçus et les visites de liens de partage sont conservés dans le journal du fichier et dans le journal d'activité de l'organisation (voir Journal d'activité).
• Voir aussi : Partager un document par un lien sécurisé.