حدّد من يمكنه رؤية المستند

ليس كل مستند للجميع. لكل مستند درجة سرية وقاعدة وصول، ومجموعة واحدة من القواعد تحدد من يراه في كل مكان: في المكتبة وفي البحث وفي صفحة السجل وفي اليوم وفي روابط المشاركة.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية رفع المستندات وإضافة الإصدارات والروابط، أو أن تكون مالك المستند.
• جعل المستند شخصي يحتاج إلى صلاحية العرض في الموارد البشرية.

الخطوات

1. افتح المستند وانتقل إلى التفاصيل.
2. اختر السرية:
   • عادي: تقرر قاعدة الوصول أدناه.
   • مقيّد: مالك المستند فقط، والأشخاص والأدوار الذين تحددهم، ومسؤولو المستندات.
   • شخصي: لهوية أو تأشيرة أو ورقة طبية؛ فقط من لديهم صلاحية العرض في الموارد البشرية والموظف المعني.
3. اختر من يمكنه رؤيته:
   • مثل السجلات المرتبطة به: من لديهم عرض المستندات ويحق لهم أيضًا فتح كل سجل مرتبط به.
   • الأشخاص والأدوار المحددون فقط: الأشخاص والأدوار في الحقلين التاليين.
4. في الأشخاص (أرقام المستخدمين مفصولة بفواصل)، اكتب أرقام المستخدمين الذين يمكنهم رؤيته.
5. في الأدوار، حدّد المديرون أو كل الفريق إذا كان يحق لدور كامل رؤيته.
6. اختر حفظ. تظهر بعدها شارة مقيّد أو شخصي بجانب العنوان في المكتبة.

معلومات مفيدة

• مالك المنشأة يرى كل مستند، ومالك المستند يرى مستنداته دائمًا.
• الربط لا يوسّع الوصول أبدًا. مع مثل السجلات المرتبطة به، من يحق له فتح العميل دون الموظف المرتبط به أيضًا لا يرى المستند.
• الشخصي شخصي فعلًا. لا تفتح المستند الشخصي أي صلاحية أو رابط أو دور آخر، ولا يُشارك برابط أبدًا ولا يصبح معرفة عامة أبدًا (انظر doc_hidden).
• المستندات المخفية تبقى مخفية. لا يؤكد Kluvan وجود مستند لمن لا يحق له رؤيته؛ فهو غائب عن قوائمه وأعداده وبحثه.
• التنفيذ صلاحية منفصلة. رؤية المستند تتيح فتحه وتنزيله. أما التعديل والتجديد والربط والمشاركة فتحتاج إلى رفع المستندات وإضافة الإصدارات والروابط؛ والاعتماد يحتاج إلى اعتماد ونشر الإجراءات والمعرفة.
• كل فتح يُسجَّل: التنزيلات والمعاينات وزيارات روابط المشاركة تُحفظ في سجل الملف وفي سجل نشاط المنشأة (انظر سجل النشاط).
• ذو صلة: شارك مستندًا برابط آمن.