أرشف المستند أو احجزه أو احذفه

المستندات التي لم تعد تحتاجها يوميًا يمكن أرشفتها. والمستندات التي يجب أن تحتفظ بها، بسبب نزاع أو بحكم القانون، يمكن حجزها أو الاحتفاظ بها حتى تاريخ معين، ويرفض Kluvan حذفها قبل ذلك.

قبل أن تبدأ

• للأرشفة والاستعادة: صلاحية رفع المستندات وإضافة الإصدارات والروابط.
• لوضع حجز أو تحديد تاريخ احتفاظ أو الحذف: صلاحية إعدادات المستندات والحجز والاحتفاظ والحذف.

الخطوات

الأرشفة أو الاستعادة

1. افتح المستند وانتقل إلى الأرشفة والحجز والحذف.
2. اختر أرشفة. تعرض الصفحة أُرشف. يغادر المستند طرق العرض الأخرى ويظهر في المؤرشفة؛ وتتوقف تذكيراته ولا يمكن مشاركته أو تغييره.
3. لإعادته، افتحه من المؤرشفة واختر استعادة.

وضع حجز قانوني

1. في الأرشفة والحجز والحذف، اكتب السبب، مثل رقم القضية.
2. اختر وضع حجز قانوني. تظهر شارة حمراء حجز قانوني بجانب العنوان.
3. عند انتهاء المسألة، اختر رفع الحجز القانوني.

الاحتفاظ حتى تاريخ

1. في احتفظ حتى، اختر التاريخ الذي يجب الاحتفاظ بالمستند حتى يحين.
2. اختر حفظ. يمكنك تأخير التاريخ لاحقًا، ولا يمكنك تقديمه أبدًا.

الحذف النهائي

1. في الأرشفة والحجز والحذف، اكتب السبب بجانب حذف نهائي.
2. اختر حذف نهائي. تعرض الصفحة حُذف المستند. تُزال إصداراته وملفاته ولا يمكن استعادتها.

معلومات مفيدة

• يُرفض الحذف ما دام المستند تحت حجز قانوني (انظر file_on_hold) أو في تاريخ الاحتفاظ أو قبله (انظر file_retained).
• تواريخ الاحتفاظ الافتراضية. في الإعدادات ← المستندات، يعطي الاحتفاظ لسنوات كل ملف جديد من نوع ما تاريخ احتفاظه عند الرفع، مثل سبع سنوات للعقود.
• سجل ما حدث يبقى. يبقى سجل الملف من رفع وفتح وحذف بعد حذف المستند، ويسرد السجل في المستند عمليات الحجز وتغييرات الاحتفاظ.
• الأرشفة أولًا. تُخفي الأرشفة المستند من القوائم اليومية دون أن تفقد شيئًا؛ فضّلها عندما لا تكون متأكدًا.
• عند مغادرة Kluvan. عند محو بيانات المنشأة، تُمحى مستنداتها وملفاتها معها. انظر بياناتك: النسخ والخصوصية والحذف.