تابع تواريخ الانتهاء وجدّد المستند

رخصة أو وثيقة تأمين أو عقد ينتهي دون أن ينتبه أحد قد يوقف عملك. أعطِ كل مستند تاريخ انتهائه أو مراجعته، وتذكّر المستندات الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب؛ وعندما تصل النسخة الجديدة ترفعها كإصدار جديد بالتاريخ الجديد.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية رفع المستندات وإضافة الإصدارات والروابط لتغيير التواريخ والتجديد.
• تُضبط مدة التذكير الافتراضية في الإعدادات ← المستندات (انظر شغّل المستندات واضبط إعداداتها).

الخطوات

ضبط التواريخ

1. افتح المستند وانتقل إلى التفاصيل.
2. املأ تاريخ الانتهاء والتذكير قبلها بأيام، وللمستند الذي يجب أن يُعاد قراءته بانتظام، المراجعة قبل والتذكير بالمراجعة قبلها بأيام.
3. اختر حفظ. تعرض الشارات بجانب العنوان ينتهي مع التاريخ، باللون الأصفر بعد بدء مدة التذكير، وباللون الأحمر مع انتهى بعد اليوم.

متابعة التذكيرات

1. عند بدء مدة التذكير، يظهر عنصر في اليوم لمالك المستند ولمسؤولي المستندات، مثل ينتهي قريباً: الرخصة التجارية مع السطر "ينتهي 13 نوفمبر 2026، مدة التذكير 30 يوماً".
2. بعد اليوم، يصبح العنصر منتهٍ: الرخصة التجارية (أو مراجعة متأخرة لتاريخ المراجعة) ويبقى حتى يُجدَّد المستند أو يُؤرشف.
3. تعرض طريقتا العرض قاربت على الانتهاء وللمراجعة في المستندات المستندات نفسها، لتعالجها في مكان واحد.

تجديد المستند

1. افتح المستند. في الإصدارات، ابحث عن إصدار جديد (تجديد).
2. اختر الملف الجديد، واكتب ملاحظة مثل "جُدّد لعام 2027".
3. املأ تاريخ الانتهاء الجديد، وتاريخ المراجعة الجديد عند الحاجة.
4. اختر رفع الإصدار الجديد. تعرض الصفحة حُفظ الإصدار الجديد؛ وتبقى الإصدارات القديمة متاحة للقراءة.

معلومات مفيدة

• من يرى التذكيرات: مالك المستند والأشخاص الذين لديهم صلاحية إعدادات المستندات والحجز والاحتفاظ والحذف. التجديد بتاريخ جديد يبدأ الدورة من جديد لذلك التاريخ؛ وأرشفة المستند تزيله من اليوم.
• لا يُرسل بريد إلكتروني لهذه التذكيرات: تابعها في اليوم وفي طريقة العرض قاربت على الانتهاء.
• كل إصدار يبقى. يعرض جدول الإصدارات من رفع كل إصدار ومتى وملاحظته وحجمه؛ وتظهر الإصدارات السابقة بحالة مستبدل ويمكن تنزيلها.
• تجديد نوع يُراجع (إجراء أو سياسة مثلًا) يبقى مسودة حتى يُعتمد؛ ويظل الإصدار المنشور سابقًا معمولًا به في الأثناء. انظر اكتب إجراءً واحصل على اعتماده.
• يسرد السجل في أسفل الصفحة كل تغيير: الرفع والإصدارات الجديدة والروابط والمشاركات والاعتمادات.