Pantau tanggal kedaluwarsa dan perbarui dokumen

Izin, polis asuransi, atau kontrak yang kedaluwarsa tanpa disadari dapat menghentikan usaha. Berikan tanggal kedaluwarsa atau peninjauan pada setiap dokumen, dan Dokumen mengingatkan orang yang tepat pada waktunya; saat salinan baru datang, unggah sebagai versi baru dengan tanggal baru.

Sebelum memulai

• Anda memerlukan hak Unggah dokumen, tambah versi dan tautan untuk mengubah tanggal dan memperbarui.
• Waktu pengingat bawaan dan eskalasi diatur di Pengaturan → Dokumen (lihat aktifkan dan siapkan Dokumen).

Langkah-langkah

Atur tanggal

1. Buka dokumen dan masuk ke Detail.
2. Isi Kedaluwarsa pada dan Ingatkan beberapa hari sebelumnya, serta, untuk dokumen yang perlu dibaca ulang secara berkala, Tinjau paling lambat dan Ingatkan beberapa hari sebelum peninjauan.
3. Pilih Simpan. Penanda di sebelah judul menampilkan Akan kedaluwarsa beserta tanggal, berwarna kuning saat periode pengingat dimulai dan merah dengan Kedaluwarsa setelah tanggalnya lewat.

Ikuti pengingat

1. Saat periode pengingat dimulai, item muncul di Hari ini untuk pemilik dokumen dan admin dokumen, misalnya Segera kedaluwarsa: izin usaha dengan baris "Kedaluwarsa 13 Nov 2026, pengingat 30 hari sebelumnya".
2. Setelah tanggalnya lewat, item menjadi Kedaluwarsa: izin usaha (atau Peninjauan terlambat untuk tanggal peninjauan) dan tetap muncul sampai dokumen diperbarui atau diarsipkan.
3. Tampilan Akan kedaluwarsa dan Untuk ditinjau di Dokumen mencantumkan dokumen yang sama agar Anda dapat menanganinya di satu tempat.

Perbarui dokumen

1. Buka dokumen. Di Versi, temukan Versi baru (pembaruan).
2. Pilih berkas baru dan ketik Catatan, misalnya "Diperbarui untuk 2027".
3. Isi Tanggal kedaluwarsa baru dan, jika perlu, Tanggal peninjauan baru.
4. Pilih Unggah versi baru. Halaman menampilkan Versi baru disimpan; versi lama tetap dapat dibaca.

Perlu diketahui

• Siapa yang melihat pengingat: pemilik dokumen dan orang dengan hak Pengaturan dokumen, penahanan, retensi, dan penghapusan. Pembaruan dengan tanggal baru memulai kembali siklus untuk tanggal itu; pengarsipan menghapus dokumen dari Hari ini.
• Tidak ada email yang dikirim untuk pengingat ini: ikuti di Hari ini dan tampilan Akan kedaluwarsa.
• Setiap versi tetap disimpan. Tabel Versi menampilkan siapa yang mengunggah setiap versi, kapan, catatan, dan ukurannya; versi sebelumnya menampilkan Diganti dan tetap dapat diunduh.
• Pembaruan jenis yang ditinjau (misalnya prosedur atau kebijakan) menunggu sebagai draf sampai disetujui; versi yang terbit sebelumnya tetap digunakan sementara itu. Lihat tulis prosedur dan dapatkan persetujuan.
• Riwayat di bagian bawah halaman mencantumkan setiap perubahan: unggahan, versi baru, tautan, berbagi, dan persetujuan.