Seguir vencimientos y renovar un documento

Una licencia, póliza o contrato que venza inadvertidamente puede detener su negocio. Asigne fechas de vencimiento o revisión para avisar a tiempo; cuando llegue la copia nueva, súbala como nueva versión con la nueva fecha.

Antes de empezar

• Necesita Subir documentos, agregar versiones y enlaces para cambiar fechas y renovar.
• La anticipación y el escalamiento se configuran en Configuración → Documentos; consulte Activar y configurar Documentos.

Pasos

Configurar fechas

1. Abra el documento y Detalles.
2. Rellene Caduca el y Recordar con días de antelación; para revisión periódica, Revisar antes del y Recordar con días de antelación a la revisión.
3. Seleccione Guardar. Junto al título aparece Vence con fecha, en ámbar durante la anticipación y en rojo con Vencido después.

Seguir recordatorios

1. Al empezar la anticipación, aparece en Hoy para responsable y administradores, como Vence pronto: Licencia comercial, con «Vence el 13 nov 2026, anticipación de 30 días».
2. Pasada la fecha se convierte en Vencido: Licencia comercial o Revisión atrasada, y permanece hasta renovar o archivar.
3. Las vistas Por caducar y Por revisar de Documentos enumeran los mismos archivos para trabajarlos juntos.

Renovar

1. Abra el documento y busque Nueva versión (una renovación) en Versiones.
2. Elija el archivo nuevo y escriba una Nota, como «Renovado para 2027».
3. Rellene Nueva fecha de caducidad y, si hace falta, Nueva fecha de revisión.
4. Seleccione Subir la nueva versión. Aparece La nueva versión se guardó; las anteriores siguen siendo legibles.

Conviene saber

• Quién ve los recordatorios: responsable y personas con Configuración de Documentos, retenciones legales, conservación y eliminación. Renovar con otra fecha reinicia el proceso; archivar lo quita de Hoy.
• No se envía correo: sígalos en Hoy y Por caducar.
• Todas las versiones permanecen. Versiones muestra autor, fecha, nota y tamaño; las anteriores aparecen Reemplazada y pueden descargarse.
• Renovar un tipo revisado, como procedimiento o política, crea un borrador pendiente de aprobación; mientras tanto sigue vigente la versión publicada. Consulte Redactar un procedimiento y obtener aprobación.
• Historial, al final, enumera subidas, versiones, vínculos, enlaces compartidos y aprobaciones.