Documentos

Documentos conserva los archivos que la organización no debe perder ni dejar vencer: contratos, licencias, seguros, certificados, identificaciones, garantías y procedimientos propios. Cada archivo se guarda una vez, se vincula a todos los clientes, proveedores, empleados, proyectos o activos relacionados y mantiene responsable, versiones y fechas importantes.

Propietarios y gerentes lo configuran; quienes tienen permiso suben, renuevan y comparten documentos, y los aprobadores publican procedimientos y páginas de conocimiento. Trabaja con CRM, RR. HH., Proyectos, Activos fijos y Contratos, y los recordatorios llegan a Hoy. Se incluye en Kluvan One y durante la prueba; actualmente no se vende por separado.

Empiece por Activar y configurar Documentos.

• Activar y configurar DocumentosActive Documentos y configure anticipación de recordatorios, revisión antes de publicar, enlaces, conservación y consulte el almacenamiento utilizado.
• Subir y organizar documentosSuba archivos con tipo, fechas y etiquetas, organícelos en carpetas y búsquelos por título, etiquetas o contenido.
• Vincular un documento a clientes, proveedores o empleadosVincule un documento a todos sus registros, añádalo desde la página del registro y consulte primero los que vencen.
• Seguir vencimientos y renovar un documentoConfigure vencimiento y revisión con anticipación, reciba recordatorios en Hoy y renueve subiendo una nueva versión.
• Redactar un procedimiento y obtener aprobaciónEscriba procedimientos, políticas o preguntas frecuentes como páginas de conocimiento, envíelos a revisión y publique versiones aprobadas.
• Compartir un documento por enlace seguroEnvíe documentos al exterior mediante enlaces con vencimiento, contraseña opcional, modo de solo lectura y registro de aperturas.
• Elegir quién puede ver un documentoClasifique como normal, restringido o personal y use el acceso de registros vinculados o indique personas y roles autorizados.
• Archivar, retener o eliminar un documentoArchive documentos sin uso diario, aplique retención legal, configure hasta cuándo conservarlos y elimínelos definitivamente.