دستاویزات

دستاویزات وہ فائلیں سنبھالتی ہیں جو آپ کے ادارے سے نہ کھونی چاہئیں اور نہ بے خبری میں ختم ہونی چاہئیں: معاہدے، لائسنس، انشورنس، سرٹیفکیٹس، شناختی کاپیاں، وارنٹیاں اور آپ کے اپنے طریقۂ کار۔ ہر فائل ایک بار محفوظ ہوتی ہے، ہر اس گاہک، سپلائر، ملازم، پروجیکٹ یا اثاثے سے منسلک ہوتی ہے جس سے اس کا تعلق ہے، اور اس کے ساتھ اس کا مالک، اس کے ورژن اور وہ تاریخیں ہوتی ہیں جو گزرنی نہیں چاہئیں۔

مالکان اور مینیجرز اسے سیٹ اپ کرتے ہیں؛ جس کے پاس اختیار ہو وہ دستاویزات اپ لوڈ، تجدید اور شیئر کرتا ہے، اور منظور کنندگان طریقۂ کار اور معلوماتی صفحات شائع کرتے ہیں۔ یہ CRM، ایچ آر، پروجیکٹس، مستقل اثاثوں اور معاہدوں کے ساتھ کام کرتی ہے، اور اس کی یاد دہانیاں آج تک پہنچتی ہیں۔ دستاویزات Kluvan One کے ساتھ آتی ہیں اور ٹرائل کے دوران کھلی ہیں؛ یہ فی الحال الگ سے نہیں بیچی جاتیں۔

شروع کریں: دستاویزات چالو کریں اور سیٹ اپ کریں۔

• دستاویزات چالو کریں اور سیٹ اپ کریںدستاویزات چالو کریں، یاد دہانی کا وقت، شائع ہونے سے پہلے جائزے والی اقسام، شیئر لنکس اور برقراری طے کریں، اور استعمال شدہ اسٹوریج دیکھیں۔
• دستاویزات اپ لوڈ کریں اور ترتیب دیںفائل کو اس کی قسم، تاریخوں اور ٹیگز کے ساتھ اپ لوڈ کریں، فولڈرز میں رکھیں، اور کوئی بھی دستاویز اس کے عنوان، ٹیگز یا اندر کے الفاظ سے ڈھونڈیں۔
• دستاویز کو گاہک، سپلائر یا ملازم سے منسلک کریںایک دستاویز کو ہر متعلقہ ریکارڈ سے منسلک کریں، ریکارڈ کے اپنے صفحے سے دستاویز شامل کریں، اور ریکارڈ کی دستاویزات ختم شدہ اور جلد ختم ہونے والی پہلے دیکھیں۔
• میعاد کی تاریخوں پر نظر رکھیں اور دستاویز کی تجدید کریںیاد دہانی کی مہلت کے ساتھ میعاد اور جائزے کی تاریخیں طے کریں، آج پر یاد دہانیاں پائیں، اور نئی کاپی نئے ورژن کے طور پر اپ لوڈ کر کے تجدید کریں۔
• طریقۂ کار لکھیں اور منظور کروائیںطریقۂ کار، پالیسی یا FAQ معلوماتی صفحے کے طور پر لکھیں، جائزے کے لیے بھیجیں، ورژن منظور کر کے شائع کریں، اور اسے معلومات میں ڈھونڈیں۔
• محفوظ لنک سے دستاویز شیئر کریںاپنے ادارے سے باہر کسی کو ایسے لنک سے دستاویز بھیجیں جس کی میعاد ختم ہو، اختیاری پاس ورڈ، صرف دیکھنے کی سہولت اور کس نے کھولا اس کے ریکارڈ کے ساتھ۔
• طے کریں کہ دستاویز کون دیکھ سکتا ہےدستاویز کو عام، محدود یا ذاتی رکھیں، اسے اس کے منسلک ریکارڈز کے پیچھے چلنے دیں یا وہ لوگ اور کردار نامزد کریں جو اسے کھول سکیں۔
• دستاویز آرکائیو کریں، ہولڈ پر رکھیں یا حذف کریںجو دستاویز اب استعمال نہیں ہوتی اسے آرکائیو کریں، کسی کو قانونی ہولڈ پر رکھیں، رکھنے کی آخری تاریخ طے کریں، اور دستاویز مستقل حذف کریں۔