Documentos

Documentos guarda os arquivos que a organização não pode perder nem deixar expirar: contratos, licenças, seguros, certificados, cópias de identidade, garantias e procedimentos próprios. Cada arquivo é armazenado uma vez, vinculado a todos os clientes, fornecedores, funcionários, projetos ou ativos relacionados e contém responsável, versões e datas que não podem passar.

Proprietários e gerentes configuram; qualquer pessoa com permissão envia, renova e compartilha documentos, e aprovadores publicam procedimentos e páginas de conhecimento. Funciona com CRM, RH, Projetos, Ativo imobilizado e Contratos, e os lembretes chegam a Hoje. Documentos vem com Kluvan One e fica aberto durante o teste; atualmente não é vendido separadamente.

Comece por Ativar e configurar Documentos.

• Ative e configure DocumentosAtive Documentos, defina antecedências dos lembretes, tipos revisados antes da publicação, links de compartilhamento e retenção, e veja o armazenamento usado.
• Envie e organize documentosEnvie um arquivo com tipo, datas e etiquetas, organize-o em pastas e encontre documentos pelo título, etiquetas ou palavras do conteúdo.
• Vincule um documento a um cliente, fornecedor ou funcionárioVincule um documento a todos os registros relacionados, adicione-o pela página de um registro e veja os documentos do registro com os próximos do vencimento primeiro.
• Acompanhe vencimentos e renove um documentoDefina datas de vencimento e revisão com antecedência, receba lembretes em Hoje e renove um documento enviando a nova cópia como nova versão.
• Escreva um procedimento e obtenha aprovaçãoEscreva um procedimento, política ou pergunta frequente como página de conhecimento, envie para revisão, aprove e publique uma versão e encontre-a em Conhecimento.
• Compartilhe um documento por link seguroEnvie um documento a alguém fora da organização com um link que expira, senha opcional, modo somente leitura e registro de aberturas.
• Escolha quem pode ver um documentoDefina um documento como normal, restrito ou pessoal, faça-o seguir os registros vinculados ou indique as pessoas e funções que podem abri-lo.
• Arquive, bloqueie ou exclua um documentoArquive um documento que não usa mais, aplique um bloqueio legal, defina até quando ele deve ser mantido e exclua um documento definitivamente.