Documents

Documents আপনার প্রতিষ্ঠানের হারানো বা মেয়াদ শেষ হতে দেওয়া উচিত নয় এমন ফাইল রাখে: চুক্তি, লাইসেন্স, বিমা, সনদ, পরিচয়পত্রের কপি, ওয়ারেন্টি ও নিজস্ব পদ্ধতি। প্রতিটি ফাইল একবার সংরক্ষিত হয়, সংশ্লিষ্ট প্রতিটি গ্রাহক, সরবরাহকারী, কর্মী, প্রোজেক্ট বা সম্পদে যুক্ত থাকে এবং মালিক, সংস্করণ ও পেরিয়ে যাওয়া চলবে না এমন তারিখ রাখে।

মালিক ও ব্যবস্থাপক সেট আপ করেন; অনুমতি থাকা যে কেউ নথি আপলোড, নবায়ন ও ভাগ করেন, আর অনুমোদনকারীরা পদ্ধতি ও জ্ঞানের পৃষ্ঠা প্রকাশ করেন। এটি CRM, HR, Projects, Fixed assets ও Contracts-এর সঙ্গে কাজ করে এবং অনুস্মারক আজ-এ পৌঁছায়। Documents Kluvan One-এর সঙ্গে আসে ও পরীক্ষামূলক ব্যবহারে খোলা থাকে; এখন আলাদাভাবে বিক্রি হয় না।

Documents চালু ও সেট আপ করুন দিয়ে শুরু করুন।

• Documents চালু ও সেট আপ করুনDocuments চালু করুন, অনুস্মারকের আগাম সময়, প্রকাশের আগে পর্যালোচনার ধরন, ভাগ করার লিঙ্ক ও ধরে রাখার সময় ঠিক করুন এবং ব্যবহৃত সঞ্চয়স্থান দেখুন।
• নথি আপলোড ও সাজানধরন, তারিখ ও ট্যাগসহ ফাইল আপলোড করুন, ফোল্ডারে রাখুন এবং শিরোনাম, ট্যাগ বা ভেতরের শব্দ দিয়ে নথি খুঁজুন।
• নথি গ্রাহক, সরবরাহকারী বা কর্মীর সঙ্গে যুক্ত করুননথি তার প্রতিটি সংশ্লিষ্ট রেকর্ডে যুক্ত করুন, রেকর্ডের পৃষ্ঠা থেকে নথি যোগ করুন এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার নথিগুলি আগে দেখুন।
• মেয়াদের তারিখ দেখুন ও নথি নবায়ন করুনআগাম সময়সহ মেয়াদ ও পর্যালোচনার তারিখ দিন, আজ-এ অনুস্মারক পান এবং নতুন কপি নতুন সংস্করণ হিসেবে আপলোড করে নবায়ন করুন।
• পদ্ধতি লিখে অনুমোদন নিনপদ্ধতি, নীতি বা FAQ জ্ঞানের পৃষ্ঠা হিসেবে লিখুন, পর্যালোচনায় পাঠান, সংস্করণ অনুমোদন ও প্রকাশ করুন এবং জ্ঞানে খুঁজুন।
• নিরাপদ লিঙ্কে নথি ভাগ করুনমেয়াদযুক্ত লিঙ্ক, ঐচ্ছিক পাসওয়ার্ড, শুধু দেখার মোড ও কে খুলেছেন তার লগসহ প্রতিষ্ঠানের বাইরের কাউকে নথি পাঠান।
• কারা নথি দেখতে পারবেন বাছুননথি সাধারণ, সীমিত বা ব্যক্তিগত রাখুন; সংযুক্ত রেকর্ড অনুযায়ী প্রবেশাধিকার দিন অথবা খুলতে পারবেন এমন ব্যক্তি ও ভূমিকা নির্দিষ্ট করুন।
• নথি সংরক্ষণাগারে রাখুন, স্থগিত রাখুন বা মুছুনআর নিয়মিত ব্যবহার না করা নথি সংরক্ষণাগারে রাখুন, আইনি স্থগিতাদেশ দিন, রাখার শেষ তারিখ ঠিক করুন এবং স্থায়ীভাবে মুছুন।