নথি আপলোড ও সাজান

প্রতিটি চুক্তি, লাইসেন্স বা সনদ গুরুত্বপূর্ণ তারিখসহ একবার আপলোড করুন। ফোল্ডার, ট্যাগ ও সংরক্ষিত দৃশ্য লাইব্রেরি পড়তে সহজ রাখে, আর অনুসন্ধান ভেতরের শব্দ দিয়ে নথি খুঁজে পায়।

শুরুর আগে

• Documents চালু থাকতে হবে (Documents চালু ও সেট আপ করুন দেখুন)।
• নথি আপলোড, সংস্করণ ও লিঙ্ক যোগ অনুমতি দরকার।

ধাপ

নথি আপলোড করুন

1. Documents খুলুন। তালিকার নিচে নথি আপলোড করুন ফর্ম। নতুন → নথিও বাছতে পারেন।
2. ফাইল-এ ফাইল বাছুন।
3. শিরোনাম লিখুন। খালি থাকলে ফাইলের নাম ব্যবহৃত হয়।
4. ধরন বাছুন: চুক্তি, লাইসেন্স, বিমা, সনদ, পরিচয়পত্র / ভিসা, ওয়ারেন্টি, পদ্ধতি, নীতি, FAQ বা অন্যান্য।
5. ফোল্ডার ও গোপনীয়তা বাছুন (কারা নথি দেখতে পারবেন বাছুন দেখুন)।
6. জানা তারিখ পূরণ করুন: জারির তারিখ, মেয়াদ শেষের তারিখ, পর্যালোচনার শেষ তারিখ, এবং আলাদা আগাম সময় দরকার হলে কত দিন আগে মনে করাবেন।
7. এখন রেকর্ডে যুক্ত করতে এর সঙ্গে যুক্ত-এ ধরন বেছে রেকর্ড নম্বর লিখুন।
8. কমা দিয়ে আলাদা ট্যাগ লিখুন, যেমন renewal, dubai।
9. আপলোড বাছুন। পৃষ্ঠা নথি সংরক্ষিত হয়েছে। বলে।

ফোল্ডার তৈরি করুন

1. নতুন ফোল্ডার-এ নাম লিখুন।
2. অন্য ফোল্ডারের ভেতরে রাখতে ভেতরে-তে সেটি বাছুন।
3. ফোল্ডার তৈরি করুন বাছুন। ফোল্ডার সর্বোচ্চ ছয় স্তর গভীর হতে পারে।

নথি খুঁজুন

1. ওপরে সংরক্ষিত দৃশ্য বাছুন: সব, মেয়াদ শেষ হবে, পর্যালোচনার জন্য, আমার, জ্ঞান, খসড়া বা সংরক্ষণাগারে। প্রতিটিতে নথির সংখ্যা দেখায়।
2. শিরোনাম, ট্যাগ ও লেখা খুঁজুন-এ শব্দ লিখুন। শব্দের শুরু যথেষ্ট: contr দিয়ে "contract" পাওয়া যায়।
3. সব ফোল্ডার (বা ফোল্ডারে নেই), সব ধরন ও সব ট্যাগ দিয়ে তালিকা কমিয়ে খুঁজুন বাছুন।
4. শিরোনাম দিয়ে নথি খুলুন। পৃষ্ঠায় প্রিভিউ, সংস্করণ, যুক্ত রেকর্ড, বিবরণ, ভাগ করার লিঙ্ক ও ইতিহাস দেখায়।

জেনে রাখুন

• একবার সংরক্ষিত, এনক্রিপ্ট করা। প্রতিটি ফাইল এনক্রিপ্ট করা হয় ও প্রতিবার খোলায় পরীক্ষা হয়। প্রতিটি ডাউনলোড নথিভুক্ত হয়।
• যে ফাইল সঙ্গে সঙ্গে প্রকাশিত হয়। আপলোডের সময় ফাইল প্রকাশিত হয়, যদি না সেটিংস → Documents-এ তার ধরনে প্রকাশের আগে পর্যালোচনা টিক থাকে: তখন অনুমোদন পর্যন্ত খসড়া থাকে (পদ্ধতি লিখে অনুমোদন নিন দেখুন)।
• অনুসন্ধান ভেতরের লেখা পড়ে: PDF, অফিস নথি, টেক্সট ফাইল ও পৃষ্ঠা, আরবিতেও। স্ক্যান করা PDF-এ লেখা নেই, তাই শুধু শিরোনাম, ট্যাগ ও ফাইলের নাম দিয়ে পাওয়া যায়; প্রিভিউ তা জানায়।
• ছবির প্রিভিউ ছবি; PDF বা অফিস নথির তার লেখা। PDF-এর পৃষ্ঠা আঁকা হয় না।
• অফিস নথি সংরক্ষণ ও সংস্করণ করা যায়, কিন্তু অনলাইন সম্পাদক সংযুক্ত নয়: নিজের সম্পাদকে খুলুন জানায় কীভাবে ডাউনলোড করে নিজের প্রোগ্রামে সম্পাদনা করে নতুন সংস্করণে আপলোড করবেন।
• শুধু খুলতে পারেন এমন নথি দেখেন; সংখ্যাও একই নিয়ম মেনে চলে।
• সম্ভাব্য ত্রুটি: file_type, file_too_large, doc_folder।