दस्तावेज़ अपलोड और व्यवस्थित करें

हर अनुबंध, लाइसेंस या प्रमाणपत्र महत्वपूर्ण तारीखों सहित एक बार अपलोड करें। फ़ोल्डर, टैग और सहेजे दृश्य लाइब्रेरी को पढ़ना आसान रखते हैं, और खोज अंदर के शब्दों से दस्तावेज़ ढूँढती है।

शुरू करने से पहले

• Documents चालू होना चाहिए (Documents चालू करके सेट करें देखें)।
• दस्तावेज़ अपलोड करें, संस्करण और लिंक जोड़ें अनुमति चाहिए।

चरण

दस्तावेज़ अपलोड करें

1. Documents खोलें। सूची के नीचे दस्तावेज़ अपलोड करें फ़ॉर्म है। नया → दस्तावेज़ भी चुन सकते हैं।
2. फ़ाइल में फ़ाइल चुनें।
3. शीर्षक लिखें। खाली रहने पर फ़ाइल नाम इस्तेमाल होता है।
4. प्रकार चुनें: अनुबंध, लाइसेंस, बीमा, प्रमाणपत्र, पहचान-पत्र / वीज़ा, वारंटी, प्रक्रिया, नीति, FAQ या अन्य।
5. फ़ोल्डर और गोपनीयता चुनें (दस्तावेज़ कौन देख सकता है चुनें देखें)।
6. ज्ञात तारीखें भरें: जारी हुआ, समाप्ति तारीख, समीक्षा की अंतिम तारीख, और अलग अग्रिम अवधि चाहिए तो इतने दिन पहले याद दिलाएँ।
7. अभी रिकॉर्ड से जोड़ने के लिए इससे जुड़ा में प्रकार चुनें और रिकॉर्ड नंबर लिखें।
8. कॉमा से अलग टैग लिखें, जैसे renewal, dubai।
9. अपलोड करें चुनें। पृष्ठ दस्तावेज़ संग्रहित हुआ। कहता है।

फ़ोल्डर बनाएँ

1. नया फ़ोल्डर में फ़ोल्डर का नाम लिखें।
2. दूसरे फ़ोल्डर के अंदर रखना हो तो अंदर में वह फ़ोल्डर चुनें।
3. फ़ोल्डर बनाएँ चुनें। फ़ोल्डर अधिकतम छह स्तर गहरे हो सकते हैं।

दस्तावेज़ खोजें

1. ऊपर सहेजा दृश्य चुनें: सभी, समाप्त होने वाले, समीक्षा हेतु, मेरे, ज्ञान, ड्राफ़्ट या संग्रहित। हर दृश्य दस्तावेज़ों की संख्या दिखाता है।
2. शीर्षक, टैग और पाठ खोजें में शब्द लिखें। शब्द की शुरुआत पर्याप्त है: contr से "contract" मिलता है।
3. सभी फ़ोल्डर (या फ़ोल्डर में नहीं), सभी प्रकार और सभी टैग से सूची सीमित करें, फिर खोजें चुनें।
4. शीर्षक से दस्तावेज़ खोलें। पृष्ठ में पूर्वावलोकन, संस्करण, जुड़े रिकॉर्ड, विवरण, साझा लिंक और इतिहास दिखते हैं।

उपयोगी जानकारी

• एक बार संग्रहित, एन्क्रिप्ट किया हुआ। हर फ़ाइल एन्क्रिप्ट होती है और हर बार खोलने पर जाँची जाती है। हर डाउनलोड दर्ज होता है।
• कौन सी फ़ाइलें तुरंत प्रकाशित होती हैं। अपलोड पर फ़ाइल प्रकाशित होती है, जब तक सेटिंग्स → Documents में उसके प्रकार पर प्रकाशन से पहले समीक्षा न चुना हो: तब अनुमोदन तक ड्राफ़्ट रहती है (प्रक्रिया लिखें और अनुमोदित कराएँ देखें)।
• खोज अंदर का पाठ पढ़ती है: PDF, ऑफिस दस्तावेज़, पाठ फ़ाइलें और पृष्ठ, अरबी में भी। स्कैन किए PDF में पाठ नहीं होता, इसलिए केवल शीर्षक, टैग और फ़ाइल नाम से मिलता है; पूर्वावलोकन यह बताता है।
• चित्र का पूर्वावलोकन चित्र है; PDF या ऑफिस दस्तावेज़ का उसका पाठ। PDF पृष्ठों का चित्र नहीं बनता।
• ऑफिस दस्तावेज़ रख और संस्करणित कर सकते हैं, लेकिन ऑनलाइन संपादक जुड़ा नहीं है: अपने संपादक में खोलें बताता है कि डाउनलोड करके अपने प्रोग्राम में बदलें और नए संस्करण में अपलोड करें।
• केवल खोल सकने वाले दस्तावेज़ दिखते हैं; संख्या भी यही नियम मानती है।
• संभावित त्रुटियाँ: file_type, file_too_large, doc_folder।