दस्तावेज़ संग्रहित करें, रोक लगाएँ या मिटाएँ

जिन दस्तावेज़ों की रोज़ ज़रूरत नहीं, उन्हें संग्रहित कर सकते हैं। विवाद या कानून के लिए रखने ज़रूरी दस्तावेज़ों पर रोक या रखने की तारीख लगा सकते हैं; तब तक Kluvan उन्हें मिटाने नहीं देता।

शुरू करने से पहले

• संग्रहित और बहाल करने के लिए: दस्तावेज़ अपलोड करें, संस्करण और लिंक जोड़ें अनुमति।
• रोक लगाने, रखने की तारीख तय करने या मिटाने के लिए: Documents सेटिंग्स, रोक, प्रतिधारण और विलोपन अनुमति।

चरण

संग्रहित या बहाल करें

1. दस्तावेज़ खोलकर संग्रह, रोक और विलोपन पर जाएँ।
2. संग्रहित करें चुनें। पृष्ठ संग्रहित हुआ। कहता है। दस्तावेज़ दूसरे दृश्यों से हटकर संग्रहित में आता है; अनुस्मारक रुकते हैं और उसे साझा या बदला नहीं जा सकता।
3. वापस लाने के लिए संग्रहित से खोलकर बहाल करें चुनें।

कानूनी रोक लगाएँ

1. संग्रह, रोक और विलोपन में कारण लिखें, जैसे केस नंबर।
2. कानूनी रोक लगाएँ चुनें। शीर्षक के पास लाल कानूनी रोक बैज दिखता है।
3. मामला बंद होने पर कानूनी रोक हटाएँ चुनें।

तारीख तक रखें

1. इस तारीख तक रखें में दस्तावेज़ रखने की आवश्यक अंतिम तारीख चुनें।
2. सहेजें चुनें। तारीख आगे बढ़ा सकते हैं, पहले नहीं कर सकते।

स्थायी रूप से मिटाएँ

1. संग्रह, रोक और विलोपन में स्थायी रूप से मिटाएँ के पास कारण लिखें।
2. स्थायी रूप से मिटाएँ चुनें। पृष्ठ दस्तावेज़ मिटा दिया गया। कहता है। उसके संस्करण और फ़ाइलें हटती हैं और वापस नहीं लाई जा सकतीं।

उपयोगी जानकारी

• कानूनी रोक के दौरान (file_on_hold देखें), या रखने की तारीख पर अथवा उससे पहले (file_retained देखें), मिटाना अस्वीकार होता है।
• डिफ़ॉल्ट रखने की तारीखें। सेटिंग्स → Documents में इतने साल रखें अपलोड के समय उस प्रकार की हर नई फ़ाइल की रखने की तारीख देता है, जैसे अनुबंधों के लिए सात साल।
• घटनाओं का रिकॉर्ड रहता है। दस्तावेज़ मिटने के बाद भी फ़ाइल के अपलोड, खोलने और मिटाने का लॉग रहता है, और दस्तावेज़ का इतिहास रोक तथा प्रतिधारण में बदलाव दिखाता है।
• पहले संग्रहित करें। संग्रहित करना बिना कुछ खोए दस्तावेज़ को रोज़ की सूचियों से छिपाता है; संदेह हो तो इसे चुनें।
• Kluvan छोड़ना। संगठन का डेटा मिटने पर उसके दस्तावेज़ और फ़ाइलें भी मिटते हैं। आपका डेटा देखें।