Archivar, retener o eliminar un documento

Puede archivar documentos que ya no necesita a diario. Los que deba conservar por una disputa o por ley pueden retenerse o conservarse hasta una fecha; Kluvan rechaza eliminarlos antes.

Antes de empezar

• Para archivar y restaurar: Subir documentos, agregar versiones y enlaces.
• Para retener, fijar conservación o eliminar: Configuración de Documentos, retenciones legales, conservación y eliminación.

Pasos

Archivar o restaurar

1. Abra el documento y Archivo, retención y eliminación.
2. Seleccione Archivar. Aparece Archivado. Sale de otras vistas y aparece en Archivados; se detienen recordatorios y no puede compartirse ni modificarse.
3. Para recuperarlo, ábralo desde Archivados y seleccione Restaurar.

Aplicar retención legal

1. En Archivo, retención y eliminación, escriba el Motivo, como el número del caso.
2. Seleccione Aplicar retención legal. Aparece Retención legal en rojo junto al título.
3. Al cerrarse el asunto, seleccione Levantar la retención legal.

Conservar hasta una fecha

1. En Conservar hasta, elija la fecha obligatoria.
2. Seleccione Guardar. Puede retrasar la fecha, nunca adelantarla.

Eliminar definitivamente

1. En Archivo, retención y eliminación, escriba el Motivo junto a Eliminar definitivamente.
2. Seleccione Eliminar definitivamente. Aparece El documento se eliminó. Se eliminan versiones y archivos sin posibilidad de recuperación.

Conviene saber

• Se rechaza la eliminación durante una retención legal, file_on_hold, o hasta la fecha de conservación inclusive, file_retained.
• Fechas predeterminadas. Conservar durante años, en Configuración → Documentos, asigna fecha a cada archivo nuevo de un tipo al subirlo, por ejemplo siete años para contratos.
• Se conserva el registro de lo sucedido. El historial de subidas, aperturas y eliminación permanece después de borrar el documento; Historial enumera retenciones y cambios de conservación.
• Archive primero. Archivar lo oculta de listas diarias sin perder nada; prefiera esa opción si duda.
• Al dejar Kluvan, la eliminación de datos de la organización incluye documentos y archivos. Consulte Sus datos.