归档、保全或删除文档

不再日常使用的文档可归档。因争议或法律必须保留的文档可设置保全或保留期限，在此之前 Kluvan 拒绝删除。

开始之前

• 归档恢复需要 Upload documents, add versions and links。
• 设置保全、保留日期或删除需要 Documents settings, holds, retention and deletion。

步骤

归档或恢复

1. 打开文档，进入 Archive, hold and deletion。
2. 选择 Archive，显示 Archived.。文档离开其他视图，进入 Archived，提醒停止，不能分享或修改。
3. 恢复时从 Archived 打开并选择 Restore。

法律保全

1. 在 Archive, hold and deletion 填 Reason，例如案件编号。
2. 选择 Put on legal hold，标题旁显示红色 Legal hold。
3. 事项结束后选择 Lift the legal hold。

保留到某日

1. 在 Keep until 选择必须保留至的日期。
2. 选择 Save。日期只能延后，不能提前。

永久删除

1. 在 Delete for good 旁填写 Reason。
2. 选择 Delete for good。显示 The document is deleted.，所有版本和文件被移除，无法恢复。

注意事项

• 法律保全中拒绝删除，见 file_on_hold；保留截止日当天及之前也拒绝，见 file_retained。
• 默认保留期。 Settings → Documents → Keep for years 为该类型新上传文件设置保留日期，例如合同七年。
• 操作记录保留。 删除后仍保留上传、打开和删除日志，文档 History 列出保全及保留期修改。
• 先归档。 不确定时优先归档，从日常列表隐藏而不丢失内容。
• 离开 Kluvan。 组织数据擦除时文档和文件一同擦除，见您的数据。