跟踪到期并续期文档

许可、保险或合同悄然过期可能影响业务。设置到期或复核日期，让文档及时提醒相关人员；收到新副本后，以新版本和新日期上传。

开始之前

• 修改日期和续期需要 Upload documents, add versions and links。
• 默认提前天数和升级在 Settings → Documents 设置，见启用和设置文档。

步骤

设置日期

1. 打开文档 Details。
2. 填 Expires on、Remind days before。需定期复读的文档还填 Review by、Remind days before the review。
3. 选择 Save。标题旁 Expires 显示日期，进入提前期变琥珀色，日期过后为红色 Expired。

跟进提醒

1. 提前期开始时，负责人及文档管理员的 Today 出现事项，例如 Expiring soon: Trade licence，注明 2026 年 11 月 13 日到期、提前 30 天。
2. 到期后变为 Expired: Trade licence，复核则为 Review overdue，保留至续期或归档。
3. Documents 的 Expiring 和 To review 列出相同文档，可集中处理。

续期

1. 打开文档，在 Versions 找到 New version (a renewal)。
2. 选择新文件，填写 Note，例如“续期至 2027 年”。
3. 填 New expiry date，按需填 New review date。
4. 选择 Upload the new version，提示 The new version is stored; the old ones stay readable.。

注意事项

• 提醒接收人为负责人及拥有 Documents settings, holds, retention and deletion 的人员。新日期续期重新开始提醒；归档会从 Today 移除。
• 不发送邮件，请在 Today 和 Expiring 跟进。
• 保留每个版本。 Versions 显示上传人、时间、备注和大小，旧版为 Replaced，仍可下载。
• 需复核类型的续期（如流程或政策）等待审批，期间继续使用原已发布版本，见编写流程并取得审批。
• 页底 History 列出上传、新版本、关联、分享和审批等所有更改。