মেয়াদের তারিখ দেখুন ও নথি নবায়ন করুন

অজান্তে মেয়াদ শেষ হওয়া লাইসেন্স, বিমা পলিসি বা চুক্তি ব্যবসা থামিয়ে দিতে পারে। প্রতিটি নথির মেয়াদ বা পর্যালোচনার তারিখ দিন; Documents সঠিক ব্যক্তিদের সময়মতো মনে করায়। নতুন কপি এলে নতুন তারিখসহ নতুন সংস্করণে আপলোড করুন।

শুরুর আগে

• তারিখ বদলাতে ও নবায়ন করতে নথি আপলোড, সংস্করণ ও লিঙ্ক যোগ অনুমতি দরকার।
• ডিফল্ট আগাম সময় ও উচ্চতর পর্যায়ে জানানোর ব্যবস্থা সেটিংস → Documents-এ নির্ধারিত হয় (Documents চালু ও সেট আপ করুন দেখুন)।

ধাপ

তারিখ নির্ধারণ করুন

1. নথি খুলে বিবরণ-এ যান।
2. মেয়াদ শেষের তারিখ ও কত দিন আগে মনে করাবেন পূরণ করুন। নিয়মিত আবার পড়তে হয় এমন নথির জন্য পর্যালোচনার শেষ তারিখ ও পর্যালোচনার কত দিন আগে মনে করাবেন পূরণ করুন।
3. সংরক্ষণ বাছুন। শিরোনামের পাশে তারিখসহ মেয়াদ শেষ হবে ব্যাজ দেখায়; আগাম সময় শুরু হলে হলুদ এবং দিন পেরোলে মেয়াদ শেষ-সহ লাল হয়।

অনুস্মারক অনুসরণ করুন

1. আগাম সময় শুরু হলে নথির মালিক ও নথির প্রশাসকদের আজ-এ আইটেম আসে, যেমন শীঘ্রই মেয়াদ শেষ: ট্রেড লাইসেন্স, সঙ্গে "মেয়াদ শেষ ১৩ নভেম্বর ২০২৬, আগাম সময় ৩০ দিন"।
2. দিন পেরোলে আইটেম মেয়াদ শেষ: ট্রেড লাইসেন্স (বা পর্যালোচনার জন্য পর্যালোচনায় দেরি) হয় এবং নবায়ন বা সংরক্ষণাগারে রাখা পর্যন্ত থাকে।
3. Documents-এর মেয়াদ শেষ হবে ও পর্যালোচনার জন্য দৃশ্যে একই নথি থাকে, যাতে এক জায়গায় কাজ করতে পারেন।

নথি নবায়ন করুন

1. নথি খুলুন। সংস্করণ-এ নতুন সংস্করণ (নবায়ন) খুঁজুন।
2. নতুন ফাইল বেছে নোট লিখুন, যেমন "২০২৭-এর জন্য নবায়িত"।
3. নতুন মেয়াদের তারিখ ও প্রয়োজনে নতুন পর্যালোচনার তারিখ পূরণ করুন।
4. নতুন সংস্করণ আপলোড করুন বাছুন। পৃষ্ঠা বলে নতুন সংস্করণ সংরক্ষিত হয়েছে; পুরনোগুলি পড়া যাবে।

জেনে রাখুন

• যাঁরা অনুস্মারক দেখেন: নথির মালিক ও Documents সেটিংস, স্থগিতাদেশ, ধরে রাখা ও মুছে ফেলা অনুমতি থাকা ব্যক্তিরা। নতুন তারিখে নবায়ন করলে সেই তারিখের জন্য আবার শুরু হয়; সংরক্ষণাগারে রাখলে আজ থেকে সরে যায়।
• এসব অনুস্মারকে ই-মেল পাঠানো হয় না: আজ ও মেয়াদ শেষ হবে দৃশ্যে অনুসরণ করুন।
• সব সংস্করণ থাকে। সংস্করণ সারণিতে কে কখন আপলোড করেছেন, নোট ও আকার থাকে; আগের সংস্করণে প্রতিস্থাপিত দেখায় এবং এখনো ডাউনলোড করা যায়।
• পর্যালোচনাযোগ্য ধরনের নবায়ন (যেমন পদ্ধতি বা নীতি) অনুমোদন না হওয়া পর্যন্ত খসড়া থাকে; ততক্ষণ আগে প্রকাশিত সংস্করণ ব্যবহৃত হয়। পদ্ধতি লিখে অনুমোদন নিন দেখুন।
• পৃষ্ঠার নিচের ইতিহাস প্রতিটি পরিবর্তন দেখায়: আপলোড, নতুন সংস্করণ, সংযোগ, ভাগ করা ও অনুমোদন।