Documents চালু ও সেট আপ করুন

ব্যবস্থাপক চালু না করা পর্যন্ত Documents বন্ধ থাকে। সেটিংস ঠিক করে কত আগে অনুস্মারক শুরু হবে, কোন ধরনের নথির প্রকাশের আগে অনুমোদন দরকার, ভাগ করার লিঙ্ক অনুমোদিত কি না এবং কত দিন ফাইল রাখা হবে।

শুরুর আগে

• অ্যাপ চালু করতে মালিক বা ব্যবস্থাপক হতে হবে। সেটিংস → Documents বদলাতে Documents সেটিংস, স্থগিতাদেশ, ধরে রাখা ও মুছে ফেলা অনুমতিও দরকার।
• Documents Kluvan One-এর সঙ্গে আসে ও পরীক্ষামূলক ব্যবহারে খোলা থাকে। প্ল্যান ও বান্ডল দেখুন।

ধাপ

Documents চালু করুন

1. সেটিংস, তারপর অ্যাপের তালিকার পৃষ্ঠা খুলুন (অ্যাপ বাছুন দেখুন)।
2. Documents খুঁজে চালু করুন বাছুন। নথি দেখা অনুমতি থাকা সবার মেনুতে Documents ও জ্ঞান আসে।

সেটিংস বাছুন

1. সেটিংস → Documents খুলুন।
2. কত দিন আগে মনে করাবেন (সব ধরন)-এ মেয়াদ বা পর্যালোচনার কত দিন আগে অনুস্মারক শুরু হবে লিখুন। ডিফল্ট ৩০।
3. বেশি অপেক্ষা না চাইলে মেয়াদ শেষের কত দিন পরে ব্যবস্থাপকদের জানাবেন ৭ রাখুন। মেয়াদ শেষ নথি মালিক ও নথির প্রশাসকদের আজ-এ থাকে, যতক্ষণ না কেউ নবায়ন বা সংরক্ষণাগারে রাখেন।
4. একা কাজ করলে লেখক নিজের সংস্করণ অনুমোদন করতে পারেন (একজন ব্যবসা চালান) টিক দিন। প্রতিটি পদ্ধতি দ্বিতীয় ব্যক্তিকে দিয়ে পরীক্ষা করাতে হলে খালি রাখুন।
5. নিরাপদ ভাগ করার লিঙ্ক অনুমোদন টিক দিন বা সরান।
6. সারণিতে প্রতিটি ধরন-এর জন্য:
   • অনুমোদন দরকার হলে প্রকাশের আগে পর্যালোচনা টিক দিন (প্রথমে পদ্ধতি, নীতি ও FAQ টিক দেওয়া থাকে);
   • বেশি বা কম সময় দরকার হলে আলাদা কত দিন আগে মনে করাবেন লিখুন, যেমন লাইসেন্সে ৬০;
   • এই ধরনের নতুন ফাইল আপলোডের পরে তত বছর রাখতে কত বছর রাখবেন লিখুন।
7. সংরক্ষণ বাছুন।

ব্যক্তিদের অনুমতি দিন

দল → ব্যবহারকারী খুলে ব্যক্তি বাছুন এবং Documents-এর অনুমতি টিক দিন (ভূমিকা ও অনুমতি দেখুন):

জেনে রাখুন

• সঞ্চয়স্থান। সঞ্চয়স্থান কার্ডে ব্যবহৃত স্থান, প্ল্যানের বরাদ্দ ও ফাইলের সংখ্যা দেখায়। বেশির ভাগ ব্যবহৃত হলে সতর্কতা আসে; না আঁটলে আপলোড প্রত্যাখ্যাত হয় (file_quota দেখুন)।
• ভাইরাস স্ক্যান। কার্ডে ব্যবহৃত স্ক্যানের নাম থাকে। এখন এটি শুধু মানক পরীক্ষার ফাইল চেনে এমন অস্থায়ী ব্যবস্থা; ক্ষতিকর ফাইল থেকে সুরক্ষা নয়, তাই বিশ্বাসযোগ্য উৎসের ফাইল আপলোড করুন।
• রাখা যায় এমন ফাইল: PDF, JPEG, PNG ও WebP ছবি, Word, Excel ও PowerPoint ফাইল, OpenDocument ফাইল, এবং টেক্সট, CSV ও Markdown ফাইল; প্রতিটি সর্বোচ্চ ৫০ MB ও আপনার বরাদ্দের মধ্যে। ধরন ফাইল থেকেই পড়া হয়।
• বন্ধ করলে পৃষ্ঠা লুকায়; কিছু মোছে না।
• এরপর: নথি আপলোড ও সাজান।