Activer et configurer Documents

Documents est désactivé jusqu'à ce qu'un responsable l'active. Ses paramètres décident quand les rappels commencent, quels genres de documents doivent être approuvés avant publication, si les liens de partage sont autorisés et combien de temps les fichiers sont conservés.

Avant de commencer

• Vous devez être le propriétaire ou un responsable pour activer l'application. Pour modifier Paramètres → Documents, il vous faut aussi le droit Paramètres des documents, conservations légales, durée de conservation et suppression.
• Documents est inclus dans Kluvan One et ouvert pendant l'essai. Voir Formules et offres groupées.

Étapes

Activer Documents

1. Ouvrez Paramètres, puis la page qui liste vos applications (voir Choisir vos applications).
2. Trouvez Documents et choisissez Activer. Documents et Base de connaissances apparaissent dans le menu pour toute personne ayant le droit Voir les documents.

Choisir les paramètres

1. Ouvrez Paramètres → Documents.
2. Dans Rappel (jours avant, tous les types), saisissez combien de jours avant une date d'expiration ou de révision les rappels commencent. La valeur par défaut est 30.
3. Laissez Prévenir les responsables ce nombre de jours après une expiration à 7, sauf si vous voulez un délai plus long. Un document expiré reste dans Aujourd'hui pour son propriétaire et les administrateurs des documents jusqu'à ce que quelqu'un le renouvelle ou l'archive.
4. Cochez Les auteurs peuvent approuver leurs propres versions (une seule personne gère l'entreprise) si vous travaillez seul. Laissez la case décochée quand une deuxième personne doit vérifier chaque procédure.
5. Cochez ou décochez Autoriser les liens de partage sécurisés.
6. Dans le tableau, pour chaque Type :
   • cochez Révisé avant publication pour les genres qui demandent une approbation (procédures, politiques et FAQ sont cochées au départ) ;
   • saisissez une autre valeur dans Rappel (jours avant) si ce genre demande plus ou moins de préavis, par exemple 60 pour les licences ;
   • saisissez Conserver pendant (années) pour garder les nouveaux fichiers de ce genre ce nombre d'années après le téléversement.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Donner leurs droits aux personnes

Ouvrez Équipe → Utilisateurs, choisissez une personne et cochez ses droits Documents (voir Rôles et droits) :

Bon à savoir

• Stockage. La carte Stockage indique l'espace utilisé, le quota de votre formule et le nombre de fichiers. Un avertissement s'affiche quand la plus grande partie est utilisée ; un téléversement qui ne tient pas est refusé (voir file_quota).
• Analyse antivirus. La carte indique l'analyse utilisée. Aujourd'hui, c'est un substitut qui ne reconnaît qu'un fichier de test standard ; il ne protège pas contre les fichiers dangereux, téléversez donc des fichiers de sources sûres.
• Fichiers que vous pouvez stocker : PDF, images JPEG, PNG et WebP, fichiers Word, Excel et PowerPoint, fichiers OpenDocument, et fichiers texte, CSV et Markdown, chacun jusqu'à 50 MB et dans la limite de votre quota. Le type est lu dans le fichier lui-même.
• Désactiver l'application masque les pages ; rien n'est supprimé.
• Ensuite : Téléverser et organiser des documents.