Rédiger une procédure et la faire approuver

Les procédures, politiques et FAQ doivent être vérifiées avant que votre équipe les suive. Dans Documents, elles commencent en brouillon, passent par un approbateur, et seule la version approuvée est publiée, avec un numéro de version que chacun peut citer.

Avant de commencer

• Pour rédiger : le droit Téléverser des documents, ajouter des versions et des liens.
• Pour approuver : le droit Approuver et publier les procédures et la base de connaissances. Vous ne pouvez pas approuver votre propre version, sauf si Les auteurs peuvent approuver leurs propres versions est coché dans Paramètres → Documents ; le propriétaire le peut toujours.

Étapes

Rédiger la page

1. Ouvrez Documents et allez dans Nouvelle page de connaissances.
2. Saisissez le Titre et choisissez le Type : Procédure, Politique, FAQ ou Autre.
3. Rédigez le Texte en Markdown : # heading, **bold**, *italic*, - list, [link](https://…).
4. Sélectionnez Créer le brouillon. La page indique Le brouillon de la page est créé.
5. Pour le modifier, changez le texte sous Versions, sélectionnez Aperçu pour le voir, puis Enregistrer le brouillon.

L'envoyer en révision

1. Dans Versions, sélectionnez Envoyer pour révision sur le brouillon. Son état devient En révision.
2. Les approbateurs voient un élément dans Aujourd'hui (Approuver et le titre) et le document dans la vue À réviser.

Approuver ou renvoyer

1. Ouvrez le document. La carte En attente de votre approbation indique la version et son auteur.
2. Saisissez une Note si vous le souhaitez.
3. Sélectionnez Approuver et publier, ou Renvoyer pour la retourner avec votre note. Vous pouvez aussi approuver depuis l'élément dans Aujourd'hui.

Retrouver les connaissances publiées

1. Ouvrez Documents → Base de connaissances, ou sélectionnez Base de connaissances en haut de la bibliothèque.
2. Saisissez une question ou des mots dans Posez une question ou recherchez dans la base de connaissances, puis Rechercher. Chaque résultat indique le titre, la version, le type et un court extrait.

Bon à savoir

• Seule la version publiée compte. Pendant qu'une nouvelle version est en révision, celle publiée auparavant reste utilisée et s'affiche comme Remplacée une fois la nouvelle approuvée. Les brouillons et les versions en révision n'apparaissent jamais dans Base de connaissances.
• Les fichiers aussi. Un fichier dont le type est coché Révisé avant publication (procédures, politiques et FAQ au départ) suit les mêmes étapes. Pour ajouter tout autre fichier publié à Base de connaissances, cochez Connaissance consultable par le personnel (une fois publiée) dans ses Détails.
• Demander à l'IA et la Réception peuvent citer les connaissances publiées, toutes deux en accès anticipé. Demander à l'IA répond uniquement à partir des documents que la personne qui demande peut ouvrir et les cite sous la forme "titre (vN)". La Réception n'utilise que les documents qu'un approbateur a cochés Connaissance publique que la Réception peut communiquer aux clients, qui doivent être de confidentialité normale et non liés à un employé. Voir Poser une question libre à l'IA et Apprendre vos réponses à la Réception.
• Les approbations restent dans Documents : elles n'apparaissent pas dans la liste des approbations de Flux de travail.
• Une page contient jusqu'à 100 000 caractères. Les images et le HTML dans les pages ne sont pas affichés.
• Erreurs possibles : doc_state.