شغّل المستندات واضبط إعداداتها

تبقى المستندات متوقفة حتى يشغّلها مدير. تحدد إعداداتها متى تبدأ التذكيرات، وأي أنواع المستندات تحتاج إلى اعتماد قبل نشرها، وهل يُسمح بروابط المشاركة، وكم تُحفظ الملفات.

قبل أن تبدأ

• يجب أن تكون المالك أو مديرًا لتشغيل التطبيق. ولتغيير الإعدادات ← المستندات تحتاج أيضًا إلى صلاحية إعدادات المستندات والحجز والاحتفاظ والحذف.
• تأتي المستندات مع Kluvan One وهي متاحة خلال الفترة التجريبية. انظر الخطط والباقات.

الخطوات

تشغيل المستندات

1. افتح الإعدادات، ثم الصفحة التي تعرض تطبيقاتك (انظر اختر تطبيقاتك).
2. ابحث عن المستندات واختر تفعيل. تظهر المستندات والمعرفة في القائمة لكل من لديه صلاحية عرض المستندات.

اختيار الإعدادات

1. افتح الإعدادات ← المستندات.
2. في التذكير قبلها بأيام (كل الأنواع)، اكتب عدد الأيام قبل تاريخ الانتهاء أو المراجعة التي تبدأ فيها التذكيرات. القيمة الافتراضية 30.
3. اترك إبلاغ المديرين بعد الانتهاء بهذا العدد من الأيام على 7 ما لم ترغب في مدة أطول. يبقى المستند المنتهي في اليوم لمالكه ولمسؤولي المستندات حتى يجدده أحد أو يؤرشفه.
4. حدّد يمكن للكاتب اعتماد إصداراته (شخص واحد يدير العمل) إذا كنت تعمل وحدك. واتركه دون تحديد إذا كان على شخص ثانٍ أن يراجع كل إجراء.
5. حدّد السماح بروابط المشاركة الآمنة أو ألغِ تحديده.
6. في الجدول، لكل النوع:
   • حدّد يُراجع قبل النشر للأنواع التي تحتاج إلى اعتماد (الإجراءات والسياسات والأسئلة الشائعة محددة في البداية)؛
   • اكتب قيمة مختلفة في التذكير قبلها بأيام إذا احتاج هذا النوع إلى مهلة أطول أو أقصر، مثل 60 للرخص؛
   • اكتب الاحتفاظ لسنوات لتحفظ الملفات الجديدة من هذا النوع هذا العدد من السنوات بعد رفعها.
7. اختر حفظ.

منح الأشخاص صلاحياتهم

افتح الفريق ← المستخدمون، واختر شخصًا وحدّد صلاحياته في المستندات (انظر الأدوار والصلاحيات):

معلومات مفيدة

• التخزين. تعرض بطاقة التخزين المساحة المستخدمة والمساحة المسموحة في خطتك وعدد الملفات. يظهر تحذير عندما يُستخدم معظمها، ويُرفض الرفع الذي لا يتسع (انظر file_quota).
• فحص الفيروسات. تذكر البطاقة الفحص المستخدم. وهو حاليًا فحص مؤقت لا يتعرف إلا على ملف اختبار قياسي، وليس حماية من الملفات الضارة؛ لذا ارفع ملفات من مصادر تثق بها.
• الملفات التي يمكنك حفظها: PDF، وصور JPEG وPNG وWebP، وملفات Word وExcel وPowerPoint، وملفات OpenDocument، وملفات النص وCSV وMarkdown، كل منها حتى 50 ميغابايت وضمن المساحة المسموحة. يُقرأ نوع الملف من الملف نفسه.
• إيقاف التطبيق يخفي صفحاته؛ ولا يُحذف شيء.
• التالي: ارفع المستندات ونظّمها.