اربط مستندًا بعميل أو مورد أو موظف

يُحفظ المستند مرة واحدة ويمكن ربطه بعدة سجلات: عقد إيجار بأصل الفرع وبالمورد المؤجِّر، وعقد صيانة بالعميل وبالمشروع. عندها يظهر في كل سجل منها، ولا يحتفظ أحد بنسخة ثانية.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية رفع المستندات وإضافة الإصدارات والروابط، ويجب أن يُسمح لك بفتح السجل الذي تربط به.

الخطوات

إضافة مستند من سجل

1. افتح مشروعًا أو أصلًا ثابتًا أو سجل عميل في إدارة العملاء. تعرض بطاقة المستندات المستندات المرتبطة به.
2. اختر إضافة مستند. تُفتح صفحة المستندات وقد امتلأ مرتبط بـ ورقم السجل.
3. اختر الملف، واملأ باقي النموذج، واختر رفع.

ربط مستند موجود

1. افتح المستند من المستندات.
2. في السجلات المرتبطة، اختر نوع السجل: عميل أو مورد أو موظف أو أصل أو مشروع أو اتفاقية أو صنف أو كيان قانوني.
3. اكتب رقم السجل، ووصف (اختياري) مثل اسم العميل ليسهل قراءة السطر.
4. اختر ربط. تعرض الصفحة تم الربط.
5. لإزالة رابط، اختر إلغاء الربط بجانبه. تعرض الصفحة أُلغي الربط. يبقى المستند نفسه.

الاطلاع على مستندات سجل

• في سجل العميل أو المورد أو الموظف، يحتوي قسم المرتبط عبر التطبيقات على مجموعة المستندات بعدد المستندات وما انتهى منها أو سينتهي قريبًا.
• في المشروع أو الأصل الثابت أو عميل إدارة العملاء، تسردها بطاقة المستندات، المنتهية والقريبة من الانتهاء أولًا.

معلومات مفيدة

• الربط لا يوسّع أبدًا من يمكنه رؤية المستند. المستند الذي يتبع سجلاته المرتبطة لا يراه إلا من يحق له فتح كل سجل مرتبط به. فمثلًا، مستخدم إدارة العملاء الذي يرى العميل لا يرى مستندًا مرتبطًا أيضًا بموظف. انظر حدّد من يمكنه رؤية المستند.
• لا يمكنك الربط بسجل لا يحق لك فتحه؛ ويرفض Kluvan ذلك بالرمز doc_hidden.
• يمكن أن يكون للمستند حتى 50 رابطًا.
• مستندات الموارد البشرية الخاصة (هوية الموظف أو تأشيرته أو عقده المحفوظ في الموارد البشرية مع لوحة الانتهاء) تبقى في الموارد البشرية؛ انظر احفظ المستندات وتابع تواريخ انتهائها.
• الاتفاقيات الموقّعة من العقود تُحفظ في الاتفاقية نفسها ولا تظهر في مكتبة المستندات. انظر أنشئ اتفاقية وأدِرها.