دستاویزات اپ لوڈ کریں اور ترتیب دیں

ہر معاہدہ، لائسنس یا سرٹیفکیٹ ایک بار اپ لوڈ کریں، اہم تاریخوں کے ساتھ۔ پھر فولڈرز، ٹیگز اور محفوظ ویوز لائبریری کو پڑھنے میں آسان رکھتے ہیں، اور تلاش دستاویز کو اس کے اندر کے الفاظ سے ڈھونڈ لیتی ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• دستاویزات چالو ہونی چاہئیں (دیکھیں دستاویزات چالو کریں اور سیٹ اپ کریں)۔
• آپ کو اختیار دستاویزات اپ لوڈ، ورژن اور لنک شامل کریں چاہیے۔

مراحل

دستاویز اپ لوڈ کریں

1. دستاویزات کھولیں۔ دستاویز اپ لوڈ کریں کا فارم فہرست کے نیچے ہے۔ آپ نیا ← دستاویز بھی چن سکتے ہیں۔
2. فائل میں فائل چنیں۔
3. عنوان لکھیں۔ خالی چھوڑیں تو فائل کا نام استعمال ہوتا ہے۔
4. قسم چنیں: معاہدہ، لائسنس، انشورنس، سرٹیفکیٹ، شناخت / ویزا، وارنٹی، طریقۂ کار، پالیسی، FAQ یا دیگر۔
5. فولڈر اور رازداری چنیں (دیکھیں طے کریں کہ دستاویز کون دیکھ سکتا ہے)۔
6. جو تاریخیں آپ جانتے ہیں وہ بھریں: اجرا کی تاریخ، ختم ہونے کی تاریخ، جائزے کی تاریخ، اور اگر اس دستاویز کو الگ مہلت چاہیے تو کتنے دن پہلے یاد دلائیں۔
7. اسے ابھی کسی ریکارڈ سے منسلک کرنے کے لیے کس سے منسلک میں قسم چنیں اور ریکارڈ نمبر لکھیں۔
8. ٹیگز کوما سے الگ کر کے لکھیں، جیسے renewal, dubai۔
9. اپ لوڈ کریں منتخب کریں۔ صفحہ دستاویز محفوظ ہو گئی۔ دکھاتا ہے۔

فولڈر بنائیں

1. نیا فولڈر میں فولڈر کا نام لکھیں۔
2. اسے کسی دوسرے فولڈر کے اندر رکھنے کے لیے اس کے اندر میں وہ فولڈر چنیں۔
3. فولڈر بنائیں منتخب کریں۔ فولڈرز چھ درجوں تک جا سکتے ہیں۔

دستاویز ڈھونڈیں

1. اوپر سے کوئی محفوظ ویو چنیں: تمام، ختم ہونے والے، جائزے کے لیے، میرے، معلومات، مسودے یا آرکائیو۔ ہر ایک بتاتا ہے کہ اس میں کتنی دستاویزات ہیں۔
2. عنوانات، ٹیگز اور متن میں تلاش کریں میں الفاظ لکھیں۔ لفظ کا شروع کافی ہے: contr سے "contract" مل جاتا ہے۔
3. تمام فولڈرز (یا کسی فولڈر میں نہیں)، تمام اقسام اور تمام ٹیگز سے فہرست محدود کریں، پھر تلاش منتخب کریں۔
4. دستاویز کو اس کے عنوان سے کھولیں۔ صفحے پر پیش نظارہ، ورژن، منسلک ریکارڈز، تفصیلات، شیئر لنکس اور تاریخچہ ہوتے ہیں۔

جاننے کی باتیں

• ایک بار، انکرپٹ ہو کر محفوظ۔ ہر فائل انکرپٹ ہوتی ہے اور ہر بار کھلنے پر جانچی جاتی ہے۔ ہر ڈاؤن لوڈ درج ہوتا ہے۔
• کون سی فائلیں فوراً شائع ہوتی ہیں۔ فائل اپ لوڈ ہوتے ہی شائع ہو جاتی ہے، سوائے اس کے کہ اس کی قسم پر ترتیبات ← دستاویزات میں شائع کرنے سے پہلے جائزہ کا نشان ہو: تب وہ منظوری تک مسودہ رہتی ہے (دیکھیں طریقۂ کار لکھیں اور منظور کروائیں)۔
• تلاش اندر کا متن پڑھتی ہے: PDF، آفس دستاویزات، متن کی فائلیں اور صفحات، عربی سمیت۔ اسکین شدہ PDF میں متن نہیں ہوتا، اس لیے تلاش اسے صرف عنوان، ٹیگز اور فائل کے نام سے ڈھونڈتی ہے؛ اس کا پیش نظارہ یہی بتاتا ہے۔
• پیش نظارہ تصویر کا خود تصویر ہوتا ہے؛ PDF یا آفس دستاویز کا اس کا متن۔ PDF کے صفحات تصویر کی شکل میں نہیں بنتے۔
• آفس دستاویزات محفوظ ہو سکتی ہیں اور ان کے ورژن بنتے ہیں، مگر کوئی آن لائن ایڈیٹر منسلک نہیں: اپنے ایڈیٹر میں کھولیں بتاتا ہے کہ فائل ڈاؤن لوڈ کریں، اپنے پروگرام میں ترمیم کریں اور نئے ورژن کے طور پر اپ لوڈ کریں۔
• آپ کو صرف وہی دستاویزات نظر آتی ہیں جو آپ کھول سکتے ہیں؛ گنتیاں بھی اسی قاعدے پر چلتی ہیں۔
• ممکنہ خرابیاں: file_type، file_too_large، doc_folder۔