Unggah dan atur dokumen

Unggah setiap kontrak, izin, atau sertifikat sekali dengan tanggal pentingnya. Folder, tag, dan tampilan tersimpan menjaga pustaka mudah dibaca, dan pencarian menemukan dokumen melalui kata di dalamnya.

Sebelum memulai

• Dokumen harus diaktifkan (lihat aktifkan dan siapkan Dokumen).
• Anda memerlukan hak Unggah dokumen, tambah versi dan tautan.

Langkah-langkah

Unggah dokumen

1. Buka Dokumen. Formulir Unggah dokumen berada di bawah daftar. Anda juga dapat memilih Baru → Dokumen.
2. Di Berkas, pilih berkas.
3. Ketik Judul. Jika kosong, nama berkas digunakan.
4. Pilih Jenis: Kontrak, Izin, Asuransi, Sertifikat, Identitas / visa, Garansi, Prosedur, Kebijakan, FAQ, atau Lainnya.
5. Pilih Folder dan Kerahasiaan (lihat pilih siapa yang dapat melihat dokumen).
6. Isi tanggal yang diketahui: Diterbitkan pada, Kedaluwarsa pada, Tinjau paling lambat, dan Ingatkan beberapa hari sebelumnya jika dokumen memerlukan waktu pengingat berbeda.
7. Untuk langsung menautkannya ke catatan, pilih jenis di Ditautkan ke dan ketik Nomor catatan.
8. Ketik Tag, dipisahkan koma, misalnya pembaruan, dubai.
9. Pilih Unggah. Halaman menampilkan Dokumen disimpan.

Buat folder

1. Di Folder baru, ketik nama folder.
2. Untuk menempatkannya di folder lain, pilih folder itu di Di dalam.
3. Pilih Buat folder. Kedalaman folder dapat mencapai enam tingkat.

Temukan dokumen

1. Pilih tampilan tersimpan di bagian atas: Semua, Akan kedaluwarsa, Untuk ditinjau, Milik saya, Pengetahuan, Draf, atau Diarsipkan. Masing-masing menunjukkan jumlah dokumennya.
2. Ketik kata di Cari judul, tag, dan teks. Awal kata sudah cukup: kontr menemukan "kontrak".
3. Persempit daftar dengan Semua folder (atau Tanpa folder), Semua jenis, dan Semua tag, lalu pilih Cari.
4. Buka dokumen melalui judulnya. Halaman menampilkan Pratinjau, Versi, Catatan tertaut, Detail, Tautan berbagi, dan Riwayat.

Perlu diketahui

• Disimpan sekali, terenkripsi. Setiap berkas dienkripsi dan diperiksa setiap kali dibuka. Setiap unduhan dicatat.
• Berkas yang langsung diterbitkan. Berkas diterbitkan saat diunggah, kecuali jenisnya dicentang Ditinjau sebelum terbit di Pengaturan → Dokumen: berkas tersebut menunggu sebagai draf sampai disetujui (lihat tulis prosedur dan dapatkan persetujuan).
• Pencarian membaca teks di dalam PDF, dokumen kantor, berkas teks, dan halaman, termasuk bahasa Arab. PDF hasil pemindaian tidak memiliki teks, jadi pencarian hanya menemukannya melalui judul, tag, dan nama berkas; pratinjau menjelaskan hal ini.
• Pratinjau gambar menampilkan gambarnya; pratinjau PDF atau dokumen kantor menampilkan teksnya. Halaman PDF tidak digambar.
• Dokumen kantor dapat disimpan dan diberi versi, tetapi belum ada editor online yang terhubung: Buka di editor Anda menjelaskan cara mengunduh berkas, mengedit dalam program sendiri, dan mengunggahnya sebagai versi baru.
• Anda hanya melihat dokumen yang boleh dibuka; jumlah dokumen mengikuti aturan yang sama.
• Kesalahan yang mungkin dijumpai: file_type, file_too_large, doc_folder.