Compartilhe um documento por link seguro

Quando um auditor, banco ou cliente precisar de uma cópia de um certificado ou licença, envie um link seguro em vez de um anexo. O link para de funcionar no dia escolhido, pode exigir senha e registra cada abertura.

Antes de começar

• Você precisa da permissão Enviar documentos, adicionar versões e links.
• Permitir links seguros de compartilhamento deve estar marcado em Configurações → Documentos.
• O documento precisa ter uma versão publicada e não pode estar arquivado.

Etapas

Crie um link

1. Abra o documento e vá para Links de compartilhamento.
2. Em Válido por (dias), digite de 1 a 90. O padrão é 7.
3. Para protegê-lo, digite uma Senha (opcional, 6 ou mais caracteres). Envie a senha à pessoa por outro meio, por exemplo por telefone.
4. Marque Somente leitura se a pessoa puder ler o documento, mas não baixá-lo.
5. Selecione Criar link.
6. Copie o link da caixa verde O link (mostrado uma vez — copie agora): e envie-o. O Kluvan mantém apenas uma impressão digital do link, por isso não pode mostrá-lo novamente.

Acompanhe e interrompa um link

1. Cada link mostra quando foi criado, até quando funciona e quantas visualizações e downloads teve.
2. Abra Quem abriu para ver cada visita: aberto, visualizado, baixado, senha incorreta ou recusado.
3. Selecione Revogar para interromper um link imediatamente. Ele mostra Revogado; um link fora da validade mostra Expirado.

O que a outra pessoa vê

O link abre uma página com o título do documento, o nome da organização e Disponível até com a data. Se houver senha, a pessoa a digita e seleciona Abrir. Ela vê a prévia e, salvo se o link for somente leitura, Baixar com o nome do arquivo.

Bom saber

• O link mostra a versão publicada quando foi criado, mesmo que o documento seja renovado depois. Crie um novo link para compartilhar a nova versão.
• Alguns documentos nunca são compartilhados: documentos pessoais e documentos restritos, a menos que você tenha a permissão Configurações de documentos, bloqueios, retenção e exclusão para os restritos. O cartão Links de compartilhamento explica o motivo quando não pode criar um link (consulte doc_share_refused).
• Senhas incorretas. Após 10 senhas incorretas em uma hora, o link fica bloqueado durante essa hora. Após a senha correta, a pessoa pode usar o link por 30 minutos antes de digitá-la novamente.
• Privacidade desde a concepção. Mecanismos de busca não listam a página, e tentativas excessivas de um mesmo endereço são recusadas. Um link expirado ou revogado informa Este link não funciona mais (consulte doc_share_gone).
• Um documento pode ter até 50 links.