ऑटोमेशन बनाएँ
ऑटोमेशन नियम कहता है: एक ऐप में यह हो तो दूसरे में रिकॉर्ड बनाएँ। जैसे फ़ॉर्म जमा स्वीकार होने पर कार्य आदेश खोलें, या कार्य आदेश पूरा होने पर फ़ॉलो-अप टिकट बनाएँ।
शुरू करने से पहले
- Automations, Workflows ऐप में आते हैं (Sales & Customer Care और Kluvan One) और चालू होने चाहिए। देखें अपने ऐप चुनें।
- Manage Automations, देखे जा रहे ऐप को देखने और रिकॉर्ड बनने वाले ऐप को प्रबंधित करने के अधिकार चाहिए।
- रिकॉर्ड बनने वाला ऐप—Customer Support या Services & Maintenance—चालू होना चाहिए।
चरण
- Workflows → Automations खोलें और Automation rules टैब पर रहें।
- नियम का Title लिखें।
- When this product changes में देखने वाला ऐप चुनें, जैसे Forms।
- Record type चुनें, जैसे Submissions।
- Event चुनें, जैसे Accept submission या Complete।
- केवल किसी अंतिम स्थिति पर चलाने के लिए Resulting status चुनें, या Any रखें।
- Create a record in में Customer Support या Services & Maintenance चुनें।
- वैकल्पिक Title prefix लिखें, जैसे “फ़ॉलो-अप:”।
- रिकॉर्ड बनने से पहले हर रन पर व्यक्ति की मंज़ूरी चाहिए तो Requires approval चुनें।
- Create record चुनें। नियम ड्राफ़्ट में सहेजा जाता है।
- नियम खोलें; Actions में Activate खोलकर चुनें।
[SHOT workflows-rule-new 1440x900]स्क्रीनशॉट जल्द आएगा: नया ऑटोमेशन नियम: शीर्षक, ऐप Forms, प्रकार Submissions, घटना Accept submission, परिणामी स्थिति Any, लक्ष्य Services & Maintenance, शीर्षक उपसर्ग और Requires approval चुना हुआ
ध्यान देने योग्य बातें
- सक्रिय नियम हर मिनट चलते हैं, हर बार प्रति नियम अधिकतम 100 घटनाएँ। Run pending automations तुरंत चलाता है।
- नियम सक्रिय किए जाने के समय से शुरू होता है। उससे पहले की और विराम के दौरान की घटनाएँ बाद में नहीं उठाई जातीं।
- नया रिकॉर्ड स्रोत के शीर्षक में उपसर्ग जोड़ता है और उसका ग्राहक व विवरण लेता है। स्रोत में ग्राहक न हो तो कार्य आदेश बनना विफल होता है, क्योंकि उसके लिए ग्राहक आवश्यक है।
- हर रन नियम बनाने वाले व्यक्ति के वर्तमान अधिकार जाँचता है। उसकी पहुँच चली जाए तो बिना चेतावनी रिकॉर्ड बनना बंद हो जाता है। अधिकार बदलने के बाद नियम जाँचें।
- ऑटोमेशन से बने रिकॉर्ड दूसरे ऑटोमेशन शुरू नहीं करते, इसलिए चक्र नहीं बनता।
- ऑटोमेशन केवल टिकट या कार्य आदेश बना सकता है। इसमें समय-आधारित ट्रिगर, Books, CRM या Inbox घटनाएँ, स्क्रिप्ट या बाहरी webhook नहीं हैं। कोटेशन/इनवॉइस फ़ॉलो-अप, नवीनीकरण और अनुमोदन के लिए कार्यप्रवाह नियम इस्तेमाल करें।
- Pause नियम रोकता है; Activate उसी क्षण से दोबारा शुरू करता है।
- सभी रन ऑटोमेशन रन की समीक्षा में देखें।
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