অটোমেশন তৈরি করুন

অটোমেশনের নিয়ম বলে: এক অ্যাপে এটি ঘটলে অন্য অ্যাপে রেকর্ড তৈরি করুন। যেমন ফর্মের জমা গ্রহণ করলে কাজের আদেশ খুলুন, অথবা কাজের আদেশ শেষ হলে অনুসরণের টিকিট খুলুন।

শুরুর আগে

• Automations, Workflows অ্যাপে থাকে (Sales & Customer Care ও Kluvan One) এবং চালু করতে হয়। দেখুন অ্যাপ বাছুন।
• Manage Automations, যে অ্যাপ পর্যবেক্ষণ করবেন সেটি দেখার অধিকার এবং যেখানে রেকর্ড তৈরি হবে সেটি পরিচালনার অধিকার দরকার।
• রেকর্ড তৈরির অ্যাপ—Customer Support বা Services & Maintenance—চালু থাকতে হবে।

ধাপ

1. Workflows → Automations খুলে Automation rules ট্যাবে থাকুন।
2. নিয়মের Title লিখুন।
3. When this product changes-এ পর্যবেক্ষণের অ্যাপ বাছুন, যেমন Forms।
4. Record type বাছুন, যেমন Submissions।
5. Event বাছুন, যেমন Accept submission বা Complete।
6. নির্দিষ্ট শেষ অবস্থায় চলার জন্য Resulting status বাছুন, অথবা Any রাখুন।
7. Create a record in-এ Customer Support বা Services & Maintenance বাছুন।
8. চাইলে Title prefix লিখুন, যেমন “অনুসরণ:”।
9. রেকর্ড তৈরির আগে প্রতিটি রান মানুষ অনুমোদন করবেন হলে Requires approval টিক দিন।
10. Create record বাছুন। নিয়ম খসড়া হিসেবে সেভ হয়।
11. নিয়ম খুলে Actions-এর Activate খুলে বাছুন।

জেনে রাখুন

• সক্রিয় নিয়ম প্রতি মিনিটে চলে, প্রতিবার প্রতি নিয়মে সর্বোচ্চ ১০০ ঘটনা। Run pending automations সঙ্গে সঙ্গে চালায়।
• সক্রিয় করার মুহূর্ত থেকে নিয়ম শুরু হয়। আগের ঘটনা বা বিরতির সময়ের ঘটনা পরে নেওয়া হয় না।
• নতুন রেকর্ডে উপসর্গসহ উৎসের শিরোনাম, গ্রাহক ও বিবরণ আসে। উৎসে গ্রাহক না থাকলে কাজের আদেশ তৈরি ব্যর্থ হয়, কারণ তাতে গ্রাহক আবশ্যক।
• প্রতিটি রান নিয়ম তৈরিকারীর বর্তমান অধিকার পরীক্ষা করে। তাঁর প্রবেশাধিকার চলে গেলে সতর্কতা ছাড়াই রেকর্ড তৈরি বন্ধ হয়। কারও অধিকার বদলানোর পরে নিয়ম পরীক্ষা করুন।
• অটোমেশনে তৈরি রেকর্ড অন্য অটোমেশন শুরু করে না, তাই নিয়ম চক্রে পড়ে না।
• অটোমেশন শুধু টিকিট বা কাজের আদেশ তৈরি করে। সময়ভিত্তিক ট্রিগার, Books, CRM বা Inbox-এর ঘটনা, স্ক্রিপ্ট বা বাইরের webhook নেই। কোটেশন ও ইনভয়েস অনুসরণ, নবায়ন ও অনুমোদনে কর্মপ্রবাহের নিয়ম ব্যবহার করুন।
• Pause নিয়ম থামায়; Activate সেই মুহূর্ত থেকে আবার শুরু করে।
• সব রান দেখুন অটোমেশন রান পর্যালোচনা-তে।