Crear una automatización

Una regla de automatización indica: cuando ocurra esto en una aplicación, cree un registro en otra. Por ejemplo, al aceptar un formulario, abra una orden de trabajo; o al completar una orden, abra un ticket de seguimiento.

Antes de empezar

• Automatizaciones se incluye con Flujos de trabajo (en Sales & Customer Care y Kluvan One) y debe estar activado. Consulte elegir aplicaciones.
• Necesita Gestionar Automatizaciones, permiso para ver la aplicación observada y permiso para gestionar la aplicación donde se crea el registro.
• La aplicación donde se crea el registro, Atención al cliente o Servicios y mantenimiento, debe estar activada.

Pasos

1. Abra Flujos de trabajo → Automatizaciones y permanezca en Reglas de automatización.
2. Escriba un Título para la regla.
3. En Cuando cambia este producto, elija la aplicación que observar, por ejemplo Formularios.
4. Elija el Tipo de registro, por ejemplo Envíos.
5. Elija el Evento, por ejemplo Aceptar envío o Completar.
6. Elija un Estado resultante para reaccionar solo si el registro termina en ese estado, o deje Cualquiera.
7. En Crear un registro en, elija Atención al cliente o Servicios y mantenimiento.
8. Escriba un Prefijo del título si lo desea, por ejemplo «Seguimiento:».
9. Marque Requiere aprobación si una persona debe aprobar cada ejecución antes de crear el registro.
10. Seleccione Crear registro. La regla se guarda como borrador.
11. Abra la regla y, en Acciones, abra Activar y selecciónelo.

Conviene saber

• Las reglas activas se ejecutan cada minuto, hasta 100 eventos por regla cada vez. Ejecutar automatizaciones pendientes las ejecuta de inmediato.
• Una regla empieza cuando la activa. Los eventos anteriores y los ocurridos mientras estaba en pausa no se recuperan después.
• El nuevo registro recibe el prefijo más el título del registro de origen, su cliente y su descripción. Si el origen no tiene cliente, crear una orden de trabajo falla porque esta necesita uno.
• Cada ejecución comprueba los permisos actuales de quien creó la regla. Si pierde acceso, la regla deja de crear registros sin avisar. Revise las reglas después de cambiar los permisos de alguien.
• Los registros creados por una automatización nunca activan otras automatizaciones, por lo que no se producen bucles.
• Una automatización solo puede crear un ticket o una orden de trabajo. No tiene activadores por tiempo, eventos de Contabilidad, CRM o Bandeja de entrada, scripts ni webhooks externos. Para seguimientos de cotizaciones y facturas, renovaciones y aprobaciones, use reglas de flujo de trabajo.
• Pausar detiene una regla; Activar la reinicia desde ese momento.
• Consulte cada ejecución en revisar ejecuciones de automatización.