Activar y ajustar una regla de flujo de trabajo

Una regla de flujo de trabajo realiza seguimientos recurrentes por usted, por ejemplo una tarea para el responsable de una cotización tres días después de enviarla sin respuesta. Cada regla es una frase legible, con propietario, plazo e historial.

Antes de empezar

• Necesita Crear y modificar reglas de flujos de trabajo para activarlas y ajustarlas, y Ver flujos de trabajo y su historial para leerlas.
• Una regla nunca hace algo que su propietario no pueda: este necesita los permisos de las aplicaciones afectadas.

Pasos

1. Abra Configuración → Flujos de trabajo. En Reglas, cada regla muestra su frase, Estado (Activada, Desactivada, En pausa o Suspendida) y versión, Propietario, Última ejecución y Errores.
2. Seleccione Ajustar en la regla deseada.
3. En Cuándo, lea el activador. Asigne un Nombre (opcional) y, cuando corresponda, configure los Días y si cuentan después o antes.
4. En Solo si, añada condiciones: un campo (por ejemplo status, total o customer.balance), cómo se compara (=, ≠, <, >, contiene, está vacío, no está vacío, es uno de) y un valor. Elija Coincidir con todas estas o cualquiera de estas. Deje una fila vacía para omitirla.
5. En Entonces, elija cada acción: Crear una tarea, Solicitar una aprobación, Notificar, Enviar al cliente un mensaje de plantilla, Establecer un campo o Transferir a Cobranza. Elija Quién (por ejemplo El responsable del registro), Vence en (horas) y, si lo desea, su propio texto.
6. En Escalado y seguridad, configure Horas tras el vencimiento antes de escalar (0 = nunca), Si se retrasa, también a, Máximo de ejecuciones por hora y si Los registros creados por un flujo de trabajo pueden activar esta regla (un nivel).
7. Seleccione Probar con los últimos 10 eventos. Kluvan muestra cómo evaluaría cada evento reciente (Se ejecutaría o Se omitiría, con los valores observados) sin realizar ninguna acción.
8. Seleccione Guardar, vuelva a Flujos de trabajo y seleccione Activar en la regla. Seleccione Pausar para detenerla.

Reglas

Conviene saber

• Una regla por tipo, cada una como borrador hasta activarla. Empieza en el momento de activación; no recupera eventos anteriores.
• Reglas suspendidas. Si el propietario pierde un permiso necesario, se suspende la regla indicando el motivo y se avisa al propietario de la organización. Devuelva el permiso o elija otro Propietario (puede hacerlo el propietario de la organización) y actívela de nuevo.
• Sin bucles. Los registros creados por un flujo no activan otras reglas salvo que permita un nivel.
• Los mensajes a clientes se envían por correo electrónico. Establecer un campo añade una etiqueta al perfil CRM del cliente.
• Consulte tareas e historial de flujos de trabajo.
• Para tickets de Atención al cliente u órdenes de trabajo a partir de eventos de aplicaciones adicionales, consulte crear una automatización.