कार्यप्रवाह नियम चालू और समायोजित करें
कार्यप्रवाह नियम दोहराया जाने वाला फ़ॉलो-अप चलाता है, जैसे कोटेशन भेजने के तीन दिन बाद उत्तर न आए तो उसके मालिक को कार्य देना। हर नियम पढ़ने योग्य वाक्य है, जिसमें मालिक, समय-सीमा और इतिहास है।
शुरू करने से पहले
- चालू करने और बदलने के लिए Create and change workflow rules, पढ़ने के लिए See workflows and their history चाहिए।
- नियम वही कर सकता है जो उसका मालिक कर सकता है: संबंधित ऐपों के अधिकार मालिक के पास होने चाहिए।
चरण
- Settings → Workflows खोलें। Rules में हर नियम का वाक्य, State (On, Off, Paused या Suspended), संस्करण, Owner, Last run और Failures दिखते हैं।
- इच्छित नियम पर Tune चुनें।
- When में ट्रिगर पढ़ें। Name (optional) दें और जहाँ उपलब्ध हो Days तथा after या before तय करें।
- Only if में शर्तें जोड़ें: फ़ील्ड (जैसे
status,totalयाcustomer.balance), तुलना (=, ≠, <, >, contains, is empty, is not empty, is one of) और मान। Match में all of these या any of these चुनें। खाली पंक्ति छोड़ दी जाती है। - Then में हर कार्रवाई चुनें: Create a task, Ask for an approval, Notify, Send the customer a templated message, Set a field या Hand over to Collections। Who (जैसे The record's owner), Due in (hours) और वैकल्पिक अपना पाठ भरें।
- Escalation and safety में Hours after the due before escalating (0 = never), When late, also to, At most runs per hour और Records made by a workflow may trigger this rule (one level) तय करें।
- Test on the last 10 events चुनें। Kluvan दिखाता है कि हाल की हर घटना पर क्या होता—Would run या Would skip, देखे मान सहित—लेकिन कोई कार्रवाई नहीं करता।
- Save चुनें, Workflows लौटकर नियम पर Switch on चुनें। रोकने के लिए Pause चुनें।
[SHOT workflows-rule-tune 1440x900]स्क्रीनशॉट जल्द आएगा: Settings → Workflows → Quote follow-up: When में 3 days after, Only if status = sent, Then रिकॉर्ड मालिक के लिए 24 घंटे में कार्य, Escalation and safety में 24 घंटे व A manager, परीक्षण में तीन Would run और एक Would skip कोटेशन
नियम
| नियम | काम |
|---|---|
| Quote follow-up | कोटेशन भेजने के तय दिनों बाद उत्तर न हो तो मालिक को फ़ॉलो-अप कार्य; अधूरा रहे तो आगे भेजना। |
| Overdue collection hand-off | इनवॉइस देय तारीख के तय दिनों बाद भी अवैतनिक हो तो वसूली कार्य और Collections को हस्तांतरण। |
| Job review before the final invoice | फ़ील्ड काम पूरा होने पर अनुमोदन; अंतिम इनवॉइस उसकी प्रतीक्षा करता है। |
| Contract and document renewal | दस्तावेज़ समाप्त होने से तय दिनों पहले नवीनीकरण कार्य और मालिक को सूचना। |
| New customer welcome | स्वागत संदेश (पता हो तो ई-मेल) और स्वागत कार्य। |
| Discount over the limit, Purchase over the limit | केवल संदर्भ: सीमाएँ Studio → Approval limits में हैं। Tune Studio खोलता है। |
ध्यान देने योग्य बातें
- हर प्रकार का एक नियम, चालू होने तक ड्राफ़्ट। चालू होने के क्षण से शुरू होता है; पुरानी घटनाएँ नहीं उठाता।
- निलंबित नियम। मालिक आवश्यक अधिकार खोए तो कारण सहित नियम निलंबित होता है और संगठन के मालिक को बताया जाता है। अधिकार लौटाएँ या दूसरा Owner चुनें (संगठन का मालिक कर सकता है), फिर चालू करें।
- चक्र नहीं। कार्यप्रवाह से बने रिकॉर्ड दूसरे नियम शुरू नहीं करते, जब तक एक स्तर की अनुमति न दें।
- ग्राहक संदेश ई-मेल से जाते हैं। Set a field ग्राहक की CRM प्रोफ़ाइल में टैग जोड़ता है।
- देखें कार्य और कार्यप्रवाह इतिहास।
- ऐड-ऑन ऐप घटनाओं से ग्राहक सहायता टिकट या कार्य आदेश के लिए देखें ऑटोमेशन बनाएँ।
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