Activer et ajuster une règle de workflow

Une règle de workflow assure un suivi récurrent, comme créer une tâche au responsable d'un devis resté sans réponse trois jours après envoi. Chaque règle est une phrase lisible avec propriétaire, délai et historique.

Avant de commencer

• Il faut Créer et modifier des règles de flux de travail pour activer et régler, et Voir les flux de travail et leur historique pour lire.
• La règle ne peut jamais faire ce que son propriétaire n'est pas autorisé à faire dans les apps concernées.

Étapes

1. Ouvrez Paramètres → Flux de travail. Sous Règles, chaque ligne montre sa phrase, État — Activé, Désactivé, En pause, Suspendu —, version, Propriétaire, Dernière exécution et Échecs.
2. Choisissez Ajuster.
3. Sous Quand, lisez le déclencheur, ajoutez un Nom (facultatif) et réglez, si proposé, Jours, après ou avant.
4. Sous Seulement si, ajoutez champ, par exemple status, total ou customer.balance, comparaison — =, ≠, <, >, contient, est vide, n'est pas vide, fait partie de — et valeur. Choisissez Correspondre à toutes ou au moins une. Une ligne vide est ignorée.
5. Sous Alors, choisissez Créer une tâche, Demander une approbation, Notifier, Envoyer un message modèle au client, Définir un champ ou Transmettre à Recouvrement. Choisissez Qui, par exemple Le responsable de la fiche, Échéance dans (heures) et éventuellement votre texte.
6. Sous Escalade et sécurité, définissez Heures après l'échéance avant escalade (0 = jamais), En cas de retard, aussi à, Exécutions maximales par heure et Les enregistrements créés par un flux de travail peuvent déclencher cette règle (un niveau).
7. Sélectionnez Tester sur les 10 derniers événements. Le résultat montre S'exécuterait ou Serait ignorée, avec valeurs, sans rien faire.
8. Sélectionnez Enregistrer, revenez à Flux de travail, puis Activer. Suspendre arrête la règle.

Règles

Bon à savoir

• Une règle par type, en brouillon avant activation. Elle commence à cet instant sans reprendre les anciens événements.
• Règles suspendues. Si un droit nécessaire est perdu, la règle est suspendue avec motif et le propriétaire de l'organisation est prévenu. Rétablissez le droit ou choisissez un autre Propriétaire, action réservée au propriétaire de l'organisation, puis réactivez.
• Pas de boucles. Les fiches créées ne déclenchent pas d'autres règles sauf autorisation d'un niveau.
• Les messages clients passent par e-mail. Définir un champ ajoute une étiquette au profil CRM du client.
• Voir Tâches et Historique.
• Pour créer tickets ou ordres de travail depuis les apps complémentaires, voir Créer une automatisation.