Créer une automatisation

Une règle d'automatisation crée une fiche dans une app lorsqu'un événement survient dans une autre. Par exemple, accepter un formulaire ouvre un ordre de travail ; terminer une intervention ouvre un ticket de suivi.

Avant de commencer

• Automatisations fait partie de Flux de travail dans Ventes et relation client et Kluvan One, et doit être activé. Voir Choisir vos apps.
• Il faut Gérer Automatisations, consulter l'app surveillée et gérer l'app destinataire.
• Support client ou Services et maintenance doit être activé à destination.

Étapes

1. Ouvrez Flux de travail → Automatisations, onglet Règles d'automatisation.
2. Saisissez le Titre.
3. Sous Quand ce produit change, choisissez l'app, par exemple Formulaires.
4. Choisissez Type d'enregistrement, par exemple Soumissions.
5. Choisissez l'Événement, par exemple Accepter la soumission ou Terminer.
6. Choisissez un Statut obtenu pour le filtrer, ou gardez Tous.
7. Sous Créer un enregistrement dans, choisissez Support client ou Services et maintenance.
8. Ajoutez éventuellement un Préfixe du titre, comme « Suivi : ».
9. Cochez Nécessite une approbation si chaque exécution doit être approuvée avant création.
10. Sélectionnez Créer un enregistrement. La règle est en brouillon.
11. Ouvrez la règle, puis Actions → Activer, et sélectionnez l'action.

Bon à savoir

• Les règles actives passent chaque minute, jusqu'à 100 événements par règle. Exécuter les automatisations en attente les lance immédiatement.
• Une règle commence à l'activation. Les événements antérieurs ou survenus pendant sa pause ne sont pas repris.
• La fiche créée reçoit le préfixe, le titre, le client et la description de la source. Sans client source, la création d'un ordre de travail échoue car il en exige un.
• Chaque exécution vérifie les droits actuels du créateur. S'il perd l'accès, la règle cesse de créer sans avertissement. Vérifiez les règles après modification des droits.
• Les fiches créées par automatisation ne déclenchent pas d'autres automatisations, ce qui évite les boucles.
• Seuls ticket ou ordre de travail peuvent être créés. Aucun déclencheur horaire, événement Comptabilité, CRM ou Boîte de réception, script ou webhook externe. Pour devis, factures, renouvellements et approbations, utilisez les règles de workflow.
• Suspendre arrête une règle ; Activer la reprend à cet instant.
• Voir les exécutions dans Examiner les automatisations.