Criar uma automação

Uma regra de automação diz: quando isto acontecer em um aplicativo, crie um registro em outro. Por exemplo, ao aceitar um formulário, abra uma ordem de serviço; ou, ao concluir uma ordem, abra um chamado de acompanhamento.

Antes de começar

• Automações acompanha Fluxos de trabalho (em Vendas e atendimento ao cliente e Kluvan One) e deve estar ativado. Consulte Escolher seus aplicativos.
• Você precisa de Gerenciar automações, permissão para ver o aplicativo observado e para gerenciar o aplicativo onde o registro será criado.
• O aplicativo de destino, Suporte ao cliente ou Serviços e manutenção, deve estar ativado.

Etapas

1. Abra Fluxos de trabalho → Automações e permaneça em Regras de automação.
2. Digite um Título.
3. Em Quando este produto muda, escolha o aplicativo observado, como Formulários.
4. Escolha o Tipo de registro, como Envios.
5. Escolha o Evento, como Aceitar envio ou Concluir.
6. Escolha um Status resultante para reagir somente se terminar nesse estado, ou mantenha Qualquer.
7. Em Criar um registro em, escolha Suporte ao cliente ou Serviços e manutenção.
8. Digite um Prefixo do título, se quiser, como "Acompanhamento:".
9. Marque Exige aprovação se alguém deve aprovar cada execução antes de criar o registro.
10. Selecione Criar registro. A regra é salva como rascunho.
11. Abra a regra e, em Ações, abra Ativar e selecione.

Bom saber

• Regras ativas executam a cada minuto, até 100 eventos por regra em cada vez. Executar automações pendentes executa imediatamente.
• Uma regra começa ao ativá-la. Eventos anteriores e ocorridos durante a pausa não são recuperados depois.
• O novo registro recebe o prefixo mais o título de origem, cliente e descrição. Se a origem não tiver cliente, criar uma ordem de serviço falha, pois ela exige um.
• Cada execução verifica as permissões atuais de quem criou a regra. Se perder acesso, a regra para de criar registros sem aviso. Confira regras após mudar permissões.
• Registros criados por automação nunca iniciam outras automações, evitando ciclos.
• Uma automação só cria chamado ou ordem de serviço. Não tem gatilhos por tempo, eventos de Contabilidade, CRM ou Caixa de entrada, scripts nem webhooks externos. Para propostas, faturas, renovações e aprovações, use regras de fluxo.
• Pausar interrompe a regra; Ativar reinicia a partir daquele momento.
• Veja as execuções em Revisar execuções de automações.