خودکاری بنائیں

خودکاری کا قاعدہ کہتا ہے: جب ایک ایپ میں یہ ہو تو دوسری میں ایک ریکارڈ بناؤ۔ مثلاً جب کوئی جمع شدہ فارم قبول ہو تو کام کا آرڈر کھولو؛ یا جب کوئی کام کا آرڈر مکمل ہو تو فالو اپ ٹکٹ کھولو۔

شروع کرنے سے پہلے

• خودکاری ورک فلو ایپ کے ساتھ آتی ہے (Sales & Customer Care اور Kluvan One میں) اور اسے چالو ہونا چاہیے۔ دیکھیں اپنی ایپس چنیں۔
• آپ کے پاس خودکاری کا انتظام کریں کا اختیار، جس ایپ پر نظر رکھنی ہے اسے دیکھنے کا اختیار، اور جس ایپ میں ریکارڈ بنے گا اس کے انتظام کا اختیار ہونا چاہیے۔
• جس ایپ میں ریکارڈ بنے گا، صارفین کی مدد یا خدمات اور دیکھ بھال، وہ چالو ہونی چاہیے۔

مراحل

1. ورک فلو ← خودکاری کھولیں اور خودکاری کے قواعد کے ٹیب پر رہیں۔
2. قاعدے کا عنوان لکھیں۔
3. جب اس پروڈکٹ میں تبدیلی ہو کے نیچے وہ ایپ چنیں جس پر نظر رکھنی ہے، مثلاً فارمز۔
4. ریکارڈ کی قسم چنیں، مثلاً جمع شدہ فارم۔
5. واقعہ چنیں، مثلاً جمع شدہ فارم قبول کریں یا مکمل کریں۔
6. صرف تب ردعمل کے لیے جب ریکارڈ کسی خاص حالت میں پہنچے، نتیجے کی حالت چنیں، یا کوئی بھی رہنے دیں۔
7. اس میں ریکارڈ بنائیں کے نیچے صارفین کی مدد یا خدمات اور دیکھ بھال چنیں۔
8. چاہیں تو عنوان کا سابقہ لکھیں، مثلاً "فالو اپ:"۔
9. اگر ریکارڈ بننے سے پہلے کسی شخص کو ہر رن منظور کرنا ہو تو منظوری درکار پر نشان لگائیں۔
10. ریکارڈ بنائیں منتخب کریں۔ قاعدہ مسودے کے طور پر محفوظ ہوتا ہے۔
11. قاعدہ کھولیں، پھر کارروائیاں کے نیچے ایکٹیویٹ کریں کھولیں اور اسے منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• ایکٹو قواعد ہر منٹ چلتے ہیں، ہر بار ہر قاعدے کے 100 واقعات تک۔ زیر التوا خودکاری چلائیں انہیں فوراً چلاتا ہے۔
• قاعدہ اسی لمحے سے شروع ہوتا ہے جب آپ اسے ایکٹیویٹ کرتے ہیں۔ پہلے کے واقعات، اور رکے رہنے کے دوران کے واقعات، بعد میں نہیں اٹھائے جاتے۔
• نئے ریکارڈ کو سابقہ اور ماخذ ریکارڈ کا عنوان، اس کا گاہک اور اس کی تفصیل ملتی ہے۔ اگر ماخذ میں گاہک نہ ہو تو کام کا آرڈر نہیں بنتا، کیونکہ کام کے آرڈر کو گاہک چاہیے۔
• ہر رن قاعدہ بنانے والے شخص کے موجودہ اختیارات جانچتا ہے۔ اگر اس شخص کی رسائی ختم ہو جائے تو قاعدہ بغیر خبردار کیے ریکارڈ بنانا بند کر دیتا ہے۔ کسی کے اختیارات بدلنے کے بعد قواعد جانچ لیں۔
• خودکاری سے بنے ریکارڈ کبھی دوسری خودکاری شروع نہیں کرتے، اس لیے قواعد چکر میں نہیں پھنستے۔
• خودکاری صرف ٹکٹ یا کام کا آرڈر بنا سکتی ہے۔ اس میں وقت کی بنیاد پر کوئی ٹرگر نہیں، حسابات، CRM یا ان باکس کے کوئی واقعات نہیں، اور کوئی اسکرپٹ یا بیرونی ویب ہکس نہیں۔ کوٹیشنز اور انوائسز کی پیروی، تجدید اور منظوریوں کے لیے ورک فلو قواعد استعمال کریں۔
• روکیں قاعدے کو روک دیتا ہے؛ ایکٹیویٹ کریں اسے اسی لمحے سے دوبارہ شروع کرتا ہے۔
• ہر رن خودکاری کے رن کا جائزہ لیں میں دیکھیں۔