কর্মপ্রবাহের নিয়ম চালু ও সমন্বয় করুন
কর্মপ্রবাহের নিয়ম বারবার দরকারি অনুসরণ চালায়, যেমন কোটেশন পাঠানোর তিন দিন পরও উত্তর না এলে মালিককে কাজ দেয়। প্রতিটি নিয়ম পড়ার মতো বাক্য, সঙ্গে মালিক, সময়সীমা ও ইতিহাস থাকে।
শুরুর আগে
- চালু ও পরিবর্তন করতে Create and change workflow rules, পড়তে See workflows and their history দরকার।
- মালিক যা পারেন না নিয়মও করে না: সংশ্লিষ্ট অ্যাপগুলোর অধিকার তাঁর থাকতে হবে।
ধাপ
- Settings → Workflows খুলুন। Rules-এ প্রতিটির বাক্য, State (On, Off, Paused বা Suspended), সংস্করণ, Owner, Last run ও Failures থাকে।
- পছন্দের নিয়মে Tune বাছুন।
- When-এ ট্রিগার পড়ুন। Name (optional) দিন এবং যেখানে আছে Days, after বা before নির্ধারণ করুন।
- Only if-এ শর্ত যোগ করুন: ক্ষেত্র (যেমন
status,totalবাcustomer.balance), তুলনা (=, ≠, <, >, contains, is empty, is not empty, is one of) এবং মান। Match-এ all of these বা any of these বাছুন। খালি সারি বাদ যায়। - Then-এ প্রতিটি কাজ বাছুন: Create a task, Ask for an approval, Notify, Send the customer a templated message, Set a field বা Hand over to Collections। Who (যেমন The record's owner), Due in (hours) ও চাইলে নিজের লেখা দিন।
- Escalation and safety-এ Hours after the due before escalating (0 = never), When late, also to, At most runs per hour এবং Records made by a workflow may trigger this rule (one level) নির্ধারণ করুন।
- Test on the last 10 events বাছুন। Kluvan দেখায় সাম্প্রতিক প্রতিটি ঘটনায় কী হতো—Would run বা Would skip, দেখা মানসহ—কিন্তু কোনো কাজ করে না।
- Save বেছে Workflows-এ ফিরে নিয়মে Switch on বাছুন। থামাতে Pause।
[SHOT workflows-rule-tune 1440x900]স্ক্রিনশট আসছে: Settings → Workflows → Quote follow-up: When-এ 3 days after, Only if status = sent, Then রেকর্ডের মালিকের জন্য 24 ঘণ্টায় কাজ, Escalation and safety-তে 24 ঘণ্টা ও A manager, পরীক্ষায় তিনটি Would run ও একটি Would skip কোটেশন
নিয়মগুলো
| নিয়ম | কী করে |
|---|---|
| Quote follow-up | কোটেশন পাঠানোর নির্দিষ্ট দিন পর উত্তর না এলে মালিকের অনুসরণের কাজ; শেষ না হলে ঊর্ধ্বতন পর্যায়ে যায়। |
| Overdue collection hand-off | ইনভয়েসের নির্দিষ্ট মেয়াদোত্তীর্ণ দিন পরও অপরিশোধিত থাকলে আদায়ের কাজ ও Collections-এ হস্তান্তর। |
| Job review before the final invoice | মাঠের কাজ শেষ হলে অনুমোদন; চূড়ান্ত ইনভয়েস তার অপেক্ষা করে। |
| Contract and document renewal | নথির মেয়াদ শেষের নির্দিষ্ট দিন আগে নবায়নের কাজ ও মালিককে বিজ্ঞপ্তি। |
| New customer welcome | স্বাগত বার্তা (ঠিকানা জানা থাকলে ই-মেইল) এবং স্বাগত জানানোর কাজ। |
| Discount over the limit, Purchase over the limit | শুধু তথ্যের জন্য: সীমা Studio → Approval limits-এ। Tune Studio খোলে। |
জেনে রাখুন
- প্রতি ধরনের একটি নিয়ম, চালু না হওয়া পর্যন্ত খসড়া। চালুর মুহূর্ত থেকে শুরু; পুরোনো ঘটনা নেয় না।
- স্থগিত নিয়ম। মালিক প্রয়োজনীয় অধিকার হারালে কারণসহ নিয়ম স্থগিত হয় এবং সংগঠনের মালিক খবর পান। অধিকার ফেরান বা অন্য Owner বাছুন (সংগঠনের মালিক পারেন), তারপর আবার চালু করুন।
- চক্র নেই। কর্মপ্রবাহে তৈরি রেকর্ড অন্য নিয়ম শুরু করে না, যদি এক স্তর অনুমতি না দেন।
- গ্রাহকের বার্তা ই-মেইলে যায়। Set a field গ্রাহকের CRM প্রোফাইলে ট্যাগ যোগ করে।
- দেখুন কাজ ও কর্মপ্রবাহের ইতিহাস।
- অতিরিক্ত অ্যাপের ঘটনা থেকে গ্রাহক সহায়তার টিকিট বা কাজের আদেশের জন্য দেখুন অটোমেশন তৈরি।
এই পেজটি কি কাজে লেগেছে?
ধন্যবাদ। আপনার উত্তর এই পেজটি আরও ভালো করতে আমাদের সাহায্য করে।
এখনো সাহায্য দরকার?
WhatsApp-এ আমাদের সঙ্গে চ্যাট করুন। আপনি কী করছিলেন তা বলুন, আর ত্রুটি হলে লিংকে # চিহ্নের পরের কোডটি জানান।