অনুমোদনের সময়সীমা ও ঊর্ধ্বতন পর্যায়ে পাঠানো নির্ধারণ

প্রতিটি অনুমোদনের সময়সীমা এবং দেরি হলে পাঠানোর গন্তব্য থাকতে পারে। Workflows-এ সরাসরি সিদ্ধান্ত হওয়া ধরনে—যেমন চূড়ান্ত ইনভয়েসের আগে কাজের পর্যালোচনা বা অবলোপন—কোন অর্থের ওপরে অনুমোদন লাগবে ও কে দেবেন তাও বাছেন।

শুরুর আগে

• Create and change workflow rules অধিকার দরকার; ব্যবস্থাপকদের এটি থাকে।

ধাপ

1. Settings → Workflows খুলে Approval rules-এ যান।
2. ধরন খুঁজুন, যেমন Expense claim, Time off, Purchase requisition, Job review before the invoice বা Write-off of a disputed amount।
3. Deadline (hours) লিখুন: কোনো ধাপে অনুরোধ কতক্ষণ অপেক্ষা করতে পারে।
4. When late, also to-তে The owner, The next step's people বা Nobody বাছুন।
5. The app's own rule; deadline and escalation here লেখা ধরনে এখানেই থামুন: ধাপ ও অনুমোদনকারী অ্যাপ নিজে রাখে।
6. অন্য ধরনে Above (amount)-এ সীমা লিখুন, Approved by-এ A manager, The owner বা The requester's manager বাছুন; দুই আলাদা অনুমোদন লাগলে Two people টিক দিন।
7. সেই সারিতে Save বাছুন।

জেনে রাখুন

• যেসব অ্যাপ নিজস্ব নিয়ম রাখে। ক্রয়ের চাহিদা (Procurement), ব্যয়ের দাবি (Expenses), ছুটি ও টাইমশিটের সময়কাল (HR), পোস্টিং সীমার বেশি জার্নাল এন্ট্রি (Books) নিজস্ব ধাপ ও অনুমোদনকারী রাখে। এখানে শুধু সময়সীমা ও ঊর্ধ্বতন পর্যায়ে পাঠানো ঠিক করেন।
• ছাড়, কোটেশনের মোট ও কেনাকাটা Studio → Approval limits-এ নিজস্ব অনুমোদনকারী ও সময়সীমাসহ সীমিত হয় (দেখুন অনুমোদনের সীমা)। অনুরোধ তবুও Approvals-এ আসে।
• আবেদনকারীর ব্যবস্থাপক। Kluvan তাঁকে না জানলে যেকোনো ব্যবস্থাপক অনুমোদন করতে পারেন।
• অবলোপন। Write-off of a disputed amount-এর নিয়ম সব প্ল্যানে প্রযোজ্য; সীমা না থাকলে অনুমোদন লাগে না। দেখুন বিতর্কিত অর্থ অবলোপন।
• কর্মদিবস। সময়সীমা দেশের সাপ্তাহিক ছুটি বাদ দেয়।
• একবার ঊর্ধ্বতন পর্যায়ে যায়। দেরি হওয়া অনুরোধ একবার যায়; নতুন অনুমোদনকারী ধাপে যুক্ত হয়ে বিজ্ঞপ্তি পান, আবেদনকারীও পান।
• প্রতিটি সেভ করা নিয়ম অডিট লগে লেখা হয়।