ऑडिट लॉग और रिकॉर्ड का इतिहास पढ़ें

ऑडिट लॉग हर बदलाव दर्ज करता है: किसने किया—व्यक्ति, प्रतिनिधि, कार्यप्रवाह नियम, API key या सिस्टम—क्या किया, किस रिकॉर्ड पर किया और कौन-से फ़ील्ड बदले। इससे पता चलता है कि “यह किसने और कब बदला?”।

शुरू करने से पहले

• प्रबंधक ऑडिट लॉग पढ़ सकते हैं। केवल मालिक निर्यात कर सकता है और रखे जाने की अवधि बदल सकता है।

चरण

1. Workflows → Audit log खोलें।
2. From और To में अवधि चुनें।
3. सूची सीमित करने के लिए App या Event लिखें, या Who चुनें: A person, A workflow, An API key, The system, An accounting firm या A suggestion accepted by a person। Show चुनें।
4. हर पंक्ति पढ़ें: When, Who, What, Record और Changes (हर फ़ील्ड पहले → बाद में)।
5. और पुराना देखने के लिए नीचे Older चुनें।
6. रिकॉर्ड का नाम चुनकर उसका इतिहास खोलें: उसके सभी बदलाव और अनुमोदन।
7. प्रति रखने के लिए मालिक Export CSV चुनता है।
8. रखने की अवधि बदलने के लिए मालिक How long it is kept में Days लिखकर Save चुनता है।

ध्यान देने योग्य बातें

• कर्ता का नाम हमेशा। प्रतिनिधि संबंधित व्यक्ति की ओर से और कार्यप्रवाह नियम अपने मालिक की ओर से काम करता दिखता है।
• संवेदनशील मान छिपे रहते हैं। लॉग बताता है कि संवेदनशील फ़ील्ड बदला, उसका मान नहीं दिखाता।
• डिफ़ॉल्ट अवधि 7 वर्ष, कभी 13 महीने से कम नहीं। अपने देशों की सबसे लंबी कानूनी अवधि तक रखें।
• निर्यात भी दर्ज होता है, और सेल ऐसे लिखे जाते हैं कि स्प्रेडशीट उन्हें फ़ॉर्मूला की तरह न चलाए।
• गतिविधि लॉग। Team पृष्ठ अपना गतिविधि लॉग भी रखते हैं; देखें गतिविधि लॉग में किसने क्या किया।