کام کے آرڈر کی انوائس بنائیں اور ادائیگی درج کریں

مکمل کام کے آرڈر کی انوائس گاہک کے کھاتے میں بنتی ہے۔ پھر آپ گاہک کی ادائیگی درج کرتے ہیں، اور اگر کام الٹانا پڑے تو انوائس کا کریڈٹ دے کر رقم کی واپسی درج کر سکتے ہیں۔

شروع کرنے سے پہلے

• کام کا آرڈر مکمل ہونا چاہیے۔ دیکھیں کام کا شیڈول بنائیں اور مکمل کریں۔
• فون پر ہوا کام دفتر سے بھی منظور ہونا چاہیے، اور ہر قابل بل اضافی چارج منظور یا مسترد ہونا چاہیے۔ دیکھیں مکمل کاموں کا جائزہ لیں۔
• آپ کے پاس خدمات اور دیکھ بھال کی انوائس اور ادائیگیاں درج کریں کا اختیار ہونا چاہیے۔

مراحل

1. مکمل کام کا آرڈر کھولیں، یا فیلڈ کام ← جائزے کے لیے کھولیں اور انوائس کے لیے کا ٹیب منتخب کریں۔
2. کام کے صفحے پر دفتر کے کارڈ میں کام کی انوائس بنائیں منتخب کریں۔ کام کے آرڈر پر کارروائیاں کے نیچے انوائس بنائیں کھولیں اور اسے منتخب کریں۔ آرڈر انوائس بن گئی پر چلا جاتا ہے اور اسے SVC- سے شروع ہونے والا انوائس حوالہ ملتا ہے۔
3. جب گاہک ادائیگی کرے تو کام کا آرڈر کھولیں اور ادائیگی درج کریں کھولیں۔
4. رقم لکھیں اور طریقہ چنیں: کیش، بینک، کارڈ یا دیگر۔
5. ادائیگی درج کریں منتخب کریں۔ جزوی ادائیگیوں کے لیے یہی کریں جب تک پوری رقم ادا نہ ہو جائے۔

انوائس الٹانے کے لیے:

1. مکمل کریڈٹ جاری کریں کھولیں، تفصیل میں کریڈٹ کی وجہ لکھیں اور اسے منتخب کریں۔ آرڈر کریڈٹ جاری پر چلا جاتا ہے۔
2. اگر گاہک ادائیگی کر چکا تھا تو رقم کی واپسی درج کریں کھولیں، طریقہ چنیں اور اسے منتخب کریں۔

جاننے کی باتیں

• کام کی انوائس میں کیا ہوتا ہے۔ جس کام کی شیٹ ہو، اس کی انوائس میں قیمت کی بنیاد (مقررہ قیمت پر کوٹیشن، معاہدے یا وارنٹی والے کام پر کچھ نہیں)، منظور شدہ اضافی چارجز، اور وقت و سامان پر استعمال شدہ وقت اور سامان ہوتا ہے۔ منظوری کے منتظر اضافی چارجز انوائس کو روکتے ہیں۔
• اگر آپ کے ادارے میں ورک فلوز میں کام کے جائزے کا کوئی فعال قاعدہ ہے تو دفتر کا کام منظور کریں وہ منظوری بھی نمٹا دیتا ہے، یوں کام کا جائزہ ایک ہی بار ہوتا ہے۔
• یہ انوائس کام کاج کا بلنگ ریکارڈ ہے۔ یہ رقم گاہک کے کھاتے میں ڈالتی ہے، اور حسابات چالو ہو تو حسابات کے لیجر میں بھی، لیکن یہ ٹیکس انوائس کی شکل میں نہیں ہوتی اور ای انوائس کے طور پر نہیں بھیجی جاتی۔ اگر آپ کو ٹیکس انوائس چاہیے تو وہ حسابات میں جاری کریں۔
• ادائیگی درج کریں وہ رقم درج کرتا ہے جو آپ وصول کر چکے ہیں۔ یہ کسی کارڈ یا بینک اکاؤنٹ سے رقم نہیں کاٹتا۔ ادائیگی باقی رقم سے زیادہ نہیں ہو سکتی۔
• مکمل کریڈٹ جاری کریں پوری انوائس کا کریڈٹ دیتا ہے۔ کام میں استعمال ہوئے پرزے استعمال شدہ ہی رہتے ہیں: وہ اسٹاک میں واپس نہیں جاتے۔ کریڈٹ کام کی آمدنی اور مارجن بھی کم کرتا ہے (مارجن میں کریڈٹ نوٹ کی سطر)۔
• رقم کی واپسی کریڈٹ کے بعد ادا شدہ رقم ایک بار لوٹاتی ہے۔
• اگر انوائس بنتے وقت حسابات چالو ہو تو فروخت، ویٹ اور گاہک کا بیلنس وہاں پوسٹ ہوتے ہیں۔ بعد میں حسابات چالو کرنے سے پہلے کی انوائسز پوسٹ نہیں ہوتیں۔
• اس کے بعد کام کا مارجن دکھاتا ہے کہ کتنی انوائس بنی اور کتنا وصول ہوا: دیکھیں کام کا مارجن پڑھیں۔ تجزیات آپ کے کام کے آرڈرز کی بل شدہ اور باقی رقم دکھا سکتا ہے: دیکھیں تجزیات کا ڈیش بورڈ بنائیں۔